În această postare, vom examina modul în care vă puteți gestiona e-mailurile Outlook mai bine prin faptul că corespondența sosită este mutată automat în foldere separate. Dacă obțineți o mulțime de e-mail de zi cu zi, acest lucru poate salva o mulțime de timp. Mai degrabă decât să trebuiască să petreceți o oră o dată pe săptămână prin mutarea e-mailurilor din Inbox la folderele dvs. categorizate, regulile de e-mail vă vor ajuta să automatizați organizația dvs. de mesaje primite. Acest lucru este foarte asemănător cu utilizarea etichetelor și a filtrelor în Gmail.
Regulile de e-mail pot părea complicate și pot fi dacă doriți într-adevăr să efectuați o sortare sofisticată, dar dacă pur și simplu doriți să mutați e-mailurile de lucru în dosarul Lucrare în mod automat, atunci este o bucată de tort.
Pentru ca regulile să fie utile, trebuie mai întâi să creați niște foldere sub Inbox pentru a vă clasifica e-mailurile, cum ar fi Proiecte, Lucru, Familie etc. Puteți să creați foldere făcând clic dreapta pe Inbox sau orice dosar și selectare Dosar nou. Următoarea procedură funcționează în Outlook 2010, 2013 și 2016.
Acum, pentru a începe, deschideți Outlook, faceți clic pe Fişier și veți vedea Gestionați regulile și alertele butonul spre partea de jos.
Se va afișa fereastra principală Reguli și alerte și, în mod implicit, s-ar putea să vedeți o regulă deja creată în funcție de versiunea dvs. de Outlook.
De aici veți face clic pe Noua regulă pentru a începe cu prima regulă de e-mail Outlook. Se va afișa caseta de dialog Expert reguli și vă va arăta câteva șabloane de reguli comune. Acestea sunt cele mai frecvente și, probabil, tot ce veți avea vreodată nevoie. Cea mai obișnuită regulă este cea dintâi menționată, "Mutați mesajele de la cineva într-un dosar„. Mergeți mai departe și selectați-o, apoi faceți clic pe Următorul.
Veți observa că caseta din partea de jos numită "Pasul 2:" rămâne în partea inferioară cu un text subliniat. În realitate, toți trebuie să faceți pentru a configura regula este click pe hyperlink-uri pentru persoane sau grup public și specificate pentru a alege adresa de e-mail și unde doriți ca aceste e-mailuri să meargă. Apoi puteți da clic pe finalizarea și ați terminat. Cu toate acestea, dacă doriți să faceți regula mai complicată, faceți clic pe Următorul vă va oferi mai multe opțiuni:
Pe măsură ce verificați diferitele condiții din caseta de listă de sus, descrierea regulilor din partea de jos va fi populată și cu mai multe hyperlink-uri. Puteți chiar să creați reguli care caută cuvinte specifice în corpul de e-mail și apoi să efectuați acțiuni asupra acestor e-mailuri. Următoarea dvs. sarcină este să faceți clic pe fiecare hyperlink și să alegeți valorile asociate, cum ar fi adresele de e-mail, folderele etc. În exemplul nostru de mai sus, veți dori să faceți clic pe persoane sau grup public și alegeți o adresă de e-mail.
Apoi faceți clic pe cuvânt specificate și răsfoiți la dosarul în care doriți să fie mutați e-mailul sau faceți clic pe acesta Nou și un nou dosar va fi creat sub folderul evidențiat curent.
Acum veți vedea partea de jos actualizată cu valorile reale pentru regula dvs.
Când faceți clic pe Următorul, puteți seta mai multe acțiuni pentru această regulă. În mod normal, puteți lăsa acest lucru singur, dacă este o regulă simplă, dar dacă doriți să efectuați și alte acțiuni, cum ar fi redarea unui sunet, transmiterea e-mailului, realizarea unei copii, tipărirea e-mailului, lansarea unui alt program, atunci puteți face totul pe acest ecran.
Faceți clic pe Următorul când ați terminat și veți fi adus în dialogul Excepții, unde puteți alege condițiile în care nu doriți să procesați această regulă. Excepția cazului în care aveți cazuri unice, îl puteți lăsa necompletat, care este implicit.
Faceți clic pe Următorul și în cele din urmă am ajuns la sfârșitul expertului de reguli! Dă regulii un nume precum "Mută prietenii de e-mail", astfel încât să știi ce face atunci când te uiți mai târziu. Apoi, dacă aveți deja e-mailuri în Mesaje primite care ar corespunde noii reguli, bifați caseta la "Executați această regulă pentru mesajele deja existente în Inbox„. Puteți să lăsați restul ca implicit și să faceți clic pe Terminare!
Acum puteți crea reguli pentru persoane, buletine de știri, declarații de carduri bancare / carduri de credit și orice altceva vă puteți gândi să începeți să gestionați mai eficient e-mailurile Outlook!
