Uneori vă recomandăm să creați o scrisoare pe care o veți trimite la o mulțime de persoane diferite, dar doriți ca anumite părți ale acesteia să fie individualizate pentru fiecare destinatar: părți precum salutul, numele, adresa etc. În Word parlance, aceasta înseamnă că trebuie să creați o scrisoare de formă, care este cu adevărat ușor de făcut.
Înainte de a începe cu scrisori de formă, trebuie să vă asigurați că aveți deja o bază de date cu toate câmpurile pe care doriți să le includeți. O bază de date poate fi la fel de simplă ca o foaie de calcul Excel cu coloane pentru nume, prenume, adresă etc. Word poate importa date din documentele Excel, Access și text. Dacă nu aveți deja o configurare a bazei de date, puteți să o creați întotdeauna în Word, pe care vă voi arăta cum să faceți.
Pentru a începe, creați un document care are textul standard în el, ca în exemplul de mai jos scrisoarea de Crăciun:
Observați cum nu are salut, adresă, etc., deoarece toate acestea vor fi adăugate ulterior ca câmpuri în formularul nostru. Primul lucru pe care trebuie să faceți este să faceți clic pe Selectați Destinatari pe corespondenţă fila:
Aici adăugați persoanele care vor primi scrisoarea sau importă o listă dintr-un fișier de bază de date.
Puteți face clic pe Introduceți o listă nouă dacă doriți să creați lista în interiorul Word în sine. Pentru a importa, faceți clic pe Utilizați lista existentă. În acest exemplu, vom scrie lista.
Notă: Când mergeți pentru salvarea listei de destinatari, Word vă va solicita o locație de pe hard disk pentru a salva fișierul de date care va fi creat.
Odată ce ați salvat lista destinatarilor, veți observa că multe dintre pictogramele care sunt pe corespondenţă panglică sunt clicabile acum. Pentru a începe să adăugați câmpuri în scrisoarea dvs. de formular, faceți clic pe un loc din document pentru a indica unde doriți să fie plasat câmpul și apoi faceți clic pe Blocul de adrese.
Acest lucru va ridica Introduceți blocul de adrese dialog.
Clic O.K pentru a merge cu formatul implicit și ar trebui să obțineți ceva care arată astfel:
Apoi, adăugați un introduce după Blocul de adrese pentru a muta textul pe o linie, apoi faceți clic pe Linie de salut icon:
Acest lucru va ridica Introduceți linia de salut dialog.
Încă o dată, să mergem cu formatul implicit și să dă clic pe O.K buton.
Apoi, evidențiați unde se spune, faceți clic dreapta pe mouse, alegeți Paragraf apoi bifați caseta de lângăNu adăugați spațiu între paragrafe de același stil. Acest lucru va face blocul de adresă să stea împreună împreună în loc să aibă o linie între fiecare parte a acestuia.
Apoi faceți clic pe Vizualizați rezultatele pictograma aflată în fila Corespondențe din panglică.
În loc de indicatorul de câmp de blocare a adresei, ar trebui să vedeți acum conținutul real afișat în documentul Word.
Când ați terminat examinarea, faceți clic pe Vizualizați rezultatele pentru a dezactiva vizualizarea. În continuare, pentru a vedea cum să adăugați alte câmpuri, faceți clic pe lângă documentul dvs. pentru a vă face poziția curentă, apoi faceți clic pe Inserați câmpul Merge icon.
Ar trebui să obțineți ceva de genul:
Alege țară sau regiune, apoi faceți clic pe Introduce buton.
Încercați să faceți clic pe Vizualizați rezultatele pentru a vedea cum arată. Iată exemplul meu de mai jos:
Acum că scrisoarea de formular este setată corect, puteți face mai multe lucruri avansate, cum ar fi stabilirea unor reguli. Regulile vă vor permite să afișați un anumit text pentru anumiți destinatari și să îl ascundeți pentru alții. Pentru a începe, faceți clic pe reguli buton.
Veți vedea un meniu drop-down cu mai multe opțiuni, cum ar fi Ask, Fill-in etc.
Pentru exemplul nostru, să alegem Dacă ... Atunci ... Altceva, care ne va aduce în dialogul următor:
Schimba Numele domeniului: la Țară sau regiune, și tip Statele Unite ale Americii în Compara cu: camp. Apoi, adăugați un text în casetele în care se afișează Introduceți acest text și În caz contrar, introduceți acest text. În acest exemplu, dacă destinatarul locuiește în SUA, vor primi textulCraciun Fericit inserate în scrisoarea lor, în timp ce toți ceilalți vor primi mesajulAnotimpuri Salutări.
Iată cum va arăta odată ce faceți clic pe O.K buton și apoi Vizualizați rezultatele buton.
Apoi, rețineți Vizualizați rezultatele secțiune:
Aici puteți face clic pe butoanele săgeată (când Vizualizați rezultatele este activat) la stânga și la dreapta numărului pentru a derula toate literele care vor fi trimise. În acest fel, vă puteți asigura că toate literele dvs. vor arăta chiar înainte de imprimare sau trimitere prin e-mail.
Notă: Alegerea opțiunilor din meniul câmpurilor de potrivire din Reguli este pentru potrivirea numelor de câmpuri într-o bază de date cu nume de antet din lista destinatarilor.
De asemenea, pentru a face mai ușor să vedeți unde ați introdus câmpuri în documentul dvs., utilizați A sublinia Mergeți câmpurile buton.
Este o comutare pe care o poți porni și opri la discreția ta. În cele din urmă, când sunteți mulțumit de scrisoarea dvs., faceți clic pe Finish & Merge icon:
Ar trebui să obțineți acest meniu derulant cu trei opțiuni.
Alege Editați documentele individuale pentru a obține Word pentru a îmbina toate scrisorile împreună într-un singur document mare pe care îl puteți privi înainte de a imprima sau a trimite ca un e-mail.
După cum puteți vedea, crearea de scrisori de formulare cu Word nu mai este o corvoadă o dată a fost și puteți crea și trimite documente rapid și ușor. Dacă aveți întrebări, nu ezitați să comentați. Bucurați-vă!
