Reducerea timpului petrecut Trimiterea și primirea e-mailului

Fotografia lui H este pentru acasă

E-mailul poate face comunicarea mai ușoară, dar poate și scurge timpul. Aflați cum să procesați e-mailurile primite și să scrieți e-mailurile de ieșire pentru a economisi timp.

Potrivit unui sondaj din 2005, interviurile angajaților au arătat că timpul pierdut prin e-mail a determinat o întreprindere cu 10.000 de angajați să piardă un salariu estimat la 152 milioane de dolari pe an.

E-mailul are în mod clar dezavantajele sale. E-mailurile neclarice distrage atenția angajaților de la sarcini importante legate de muncă, canale de comunicare în cloud și adesea creează o muncă suplimentară. Evitați capcanele de e-mail, urmând sugestiile de mai jos.

Cum e-mailul de intrare vă poate pierde timpul

Fotografie de Dvortygirl

Există multe tipuri de mesaje de e-mail care vă pot pierde timpul. Acei care:

• Ar putea fi tăiat de la mai multe mesaje și condensat în unul cuprinzător
• Nu te referi direct la tine
• Se referă la tine, dar nu într-un mod direct, ceea ce te lasă nesigur de cum sau dacă ar trebui să răspunzi (și să mănânci timp)
• Nu vă îndrumați să faceți niște acțiuni (care sunt neproductive)
• Distrați-vă și / sau încurajați-vă să pierdeți timpul pe web
• Nu sunt potrivite pentru e-mail și sunt mai sensibile printr-un canal de comunicare dinamic, cum ar fi o întâlnire de afaceri sau un format mai potrivit pentru conținut (ca un document bogat în informație)

Cum să procesați eficient e-mailurile primite

Pentru a citi și a procesa e-mailurile în mod eficient, trebuie să vă concentrați pe două lucruri - găsirea mesajului e-mailului (sau a lipsei acestuia) și luarea unei decizii cu privire la ce măsuri să faceți în răspuns.

Pasul 1: Aflați mesajul (sau lipsa)

Ori de câte ori citești un e-mail nou, ia cât mai puțin timp pentru a afla:

• Dacă vorbitorul vă adresează direct sau indirect
• Dacă vorbitorul ți-a spus ce așteaptă de la tine
• Dacă acest lucru este făcut într-o manieră clară
• Indiferent dacă mesajul general este relevant pentru dvs.
• Dacă mesajul general pare a fi potrivit, având în vedere contextul relației dvs. cu expeditorul (sau lipsa acestuia, dacă încearcă să inițieze o relație de afaceri, de exemplu)

Acest lucru vă va ajuta să stabiliți ce este mesajul e-mailului și cum doriți să răspundeți. Aceasta este, dacă intenționați să răspundeți în primul rând.

Este deosebit de important să notați dacă vorbitorul face unul sau mai multe lucruri care vă pot atrage să pierdeți timp prețios, cum ar fi:

• Fiind neclare despre ceea ce încearcă să spună
• Folosirea limbajului într-o manieră confuză sau eufemistică pentru a evita vorbirea în termeni concreți (de exemplu, "cred că trebuie să avem o inimă inimă la un moment dat" versus "Puteți să-mi spuneți săptămâna aceasta, ca să putem vorbi la telefon despre ceva important? „)
• Rambling sau merge în afara subiectului
• Includerea informațiilor care nu fac parte din afacerea dvs., sunt inadecvate, ofensatoare sau incoerente
• Cc sau bcc'ing pe mesaje care nu sunt relevante pentru tine
• Repetarea aceluiași mesaj prin diferite e-mailuri sau repetarea a ceea ce a fost deja acoperit în comunicările anterioare, altele decât e-mailurile
• Scriind despre ceva pe care l-ați discutat deja și rezolvat - într-o manieră uitată sau neglijentă

În aceste tipuri de situații, trebuie să fiți deosebit de atenți să răspundeți într-un mod eficient, care să minimizeze timpul pe care îl cheltuiți pentru comunicare. Pentru că este ușor să lăsați scenariile de e-mail ambiguă de mai jos să vă scurteze timpul.

Pasul 2: decideți ce acțiune trebuie luată

După ce știți despre ce este vorba mesajul, dați seama că este cel mai productiv mod de a răspunde. Iată câteva răspunsuri tipice:

• Transformarea conversației într-un mediu de comunicare mai bun, cum ar fi apelurile telefonice și de conferință
• Răspunzând la o întrebare periodică adresată de mai mulți oameni - nu prin e-mail - ci printr-un mediu mai bogat în informații care poate fi distribuit, cum ar fi un Doc Google
• Nu răspundeți la mesaje care nu clarifică ceea ce vorbitorul se așteaptă de la dvs. (chiar dacă se simte un pic nepoliticos)
• Adresați-vă unor mesaje neclare cu întrebări concrete directe și scurte, cum ar fi: "Când doriți să finalizați raportul?" Sau "Cum doriți să contribuiți la acest proiect?"
• Ridicarea telefonului și apelarea persoanei în orice moment începe distrugerea dramei sau comunicării - extragerea acestuia prin e-mail va dura mai mult și poate intensifica conflictul

Pasul 3: reveniți la sarcină

Cel mai important, după ce răspundeți la un e-mail (care poate constă în a nu răspunde și în loc de a șterge mesajul), trebuie să reveniți la sarcină. Deplasați-vă la următorul e-mail care așteaptă în căsuța de e-mail sau schimbați uneltele și reveniți la locul de muncă, în loc să răspundeți cererilor altor persoane.

Modul în care trimiterea de e-mail vă poate pierde timpul

Fotografie de Adikos

În plus, există mai multe tipuri de mesaje de e-mail tu trimiti care vă pot pierde timpul. Acei care:

• Sunt înșelate în mod inutil în mai multe mesaje, fiecare din ele necesită timp și se gândește să se adapteze, în loc de unul cuprinzător
• Nu te referi direct la destinatar, care este o pierdere de efort din partea ta
• Nu sunt destul de clare și se trag în conversații lungi de e-mail și / sau în neînțelegeri sau în absența unor acțiuni productive (ceea ce înseamnă că va trebui să petreceți mai mult timp pentru a iniția conversația mai târziu)
• Nu direcționați destinatarul să ia măsuri, ceea ce este neproductiv
• Distrați și încurajați destinatarul să piardă timp pe web - ceea ce înseamnă că vă încurajează același lucru
• Nu sunt potrivite pentru formatul de e-mail, dar sunt mai bine comunicate prin conversații în timp real sau printr-un document instrucțional sau bogat în informații, cum ar fi un manual, un articol blog, o pagină de întrebări frecvente, un raport de companie sau o prezentare PowerPoint

Cum se trimite e-mail eficient

Pentru a scrie e-mailuri care nu pierd timpul pe termen lung (să nu mai vorbim de timpul destinatarului dvs.), trebuie să vă concentrați pe cinci lucruri: comunicarea unui mesaj clar, solicitarea primitorului dvs. să ia pași acțiuni, folosind o structură bună, înainte de a lovi trimite, și de a urmări în mod eficient.

Pasul 1: clarificați mesajul

Înainte de a elabora chiar un e-mail, trebuie să obțineți cristalul clar pe mesaj. A determina:

• Ce vrei să comunici
• De ce vrei să-l comunici
• Ce acțiune doriți să primească beneficiarul dvs.
• Cum îi puteți convinge cel mai bine să întreprindă astfel de acțiuni

Iată câteva motive comune pentru a trimite un e-mail:

• Amintiți-i cuiva de un termen limită
• Pentru a da cuiva instrucțiuni scrise despre o sarcină
• Pentru a pune o întrebare rapidă la care se poate răspunde în mod adecvat prin scriere
• Pentru a răspunde la o întrebare rapidă la care se poate răspunde în mod adecvat prin scriere
• Să treci de-a lungul informațiilor sensibile la timp
• Pentru a oferi date disponibile pentru planificarea unei întâlniri
• Să urmeze după o întâlnire și să aprecieze aprecierea

În toate aceste exemple, cu excepția ultimului exemplu, doriți ca destinatarul dvs. să facă anumite acțiuni (chiar dacă acesta vă răspunde doar).

Uneori acțiunea nu pare a fi o acțiune. Poate doriți să:

• Treceți de-a lungul unui sfat pentru colegul dumneavoastră
• Lăsați-vă prietenii să știe că ați aterizat în siguranță în destinația dvs. de călătorie
• Oferiți o scurtă actualizare despre modul în care faceți acest lucru la noua dvs. destinație și despre modul în care puteți fi contactat în următoarele câteva săptămâni

În fiecare dintre aceste situații, nu îi spuneți destinatarului să ia o anumită acțiune. Cu toate acestea, se presupune că nu este de așteptat ca aceștia să ia nicio măsură, atâta timp cât acordați închiderea corectă a e-mailului sau cel puțin prin semnarea numelui. Ei înțeleg că comunicarea se poate termina cu ușurință prin e-mail; că nu trebuie să răspundă.

Pasul 2: Solicitați destinatarului dvs. Luați pași acțiuni

Pentru a scrie e-mailuri eficiente care să vă economisească timp, trebuie să le acționați. Și trebuie să vă asigurați că destinatarul dvs. este clar cu privire la ce acțiune se așteaptă de la ei.

Dacă nu sunteți în căutarea pentru acest lucru, dar încercați să vă exprimați povestea vieții sau explicați de ce vă susțineți pentru următorul model de iPhone, în loc să obțineți cea mai recentă, puteți uita de economisirea timpului, mult timp de gândire și timp.

Concentrați-vă pe următoarele aspecte atunci când faceți o acțiune prin e-mail:

• Stabilirea termenelor limită
• Descrierea planurilor de urgență
• Oferirea de opțiuni potențiale pentru următorul curs de acțiune (de exemplu, oriunde sunteți disponibil pentru o întâlnire în persoană, locații la care vă puteți întâlni)
• Oferirea unei opinii atunci când este cerută una
• Efectuarea unei cereri care este potrivită pentru scriere și este de fapt mai convenabilă ca utilizarea unui alt mod de comunicare
• Furnizarea unui set de instrucțiuni pentru o activitate pe care destinatarul dvs. a fost de acord să o îndeplinească

Fi proactivă și asertivă atunci când descrie pașii acțiuni. Evitați să întrebați întrebări deschise dacă nu există altă opțiune. Întrucât întrebările deschise sunt opusul conținutului care poate fi atacat.

Aici sunt cateva exemple:

• În loc să cereți destinatarului să vă prezinte programul dvs. (și să pierdeți un e-mail în acest proces) - începeți prin a le trimite timpii de întâlnire disponibili.
• În loc să cereți destinatarului ceea ce se gândesc la o anumită decizie de afaceri, să contureze decizia potențială și să solicite feedback-ul de construire; în acest fel nu va trebui să vină cu ceva în sine și în schimb va avea ceva de lucru

Puteți păstra acțiunea prin e-mail prin furnizarea de instrucțiuni clare cititorului și menținerii conținutului mai ușor de aplicat decât de tip deschis.

Cel mai important, trebuie să vă asigurați că orice acțiune pe care o așteptați de la cititor este comunicată în mod clar. Nu presupuneți că știu că doriți să înființați o întâlnire în această săptămână, doar că vă oferiți timpul disponibil. Nu presupuneți că știu ce sarcină de lucru se aplică setului de instrucțiuni. Stați afară explicit și cu amabilitate să-i spuneți ce doriți să facă.

Pasul 3: Creați o structură bună

Unul pe care l-ați definit clar în mesajul dvs. și l-ați făcut acționabil, este timpul să-l organizați astfel încât să transmiți această claritate și solicitările dvs. acțiunii.

paragrafe: O regulă generală care trebuie urmată este menținerea paragrafelor sub cinci fraze. Nu este dificil doar să vă concentrați asupra paragrafelor lungi în timp ce citiți pe web, dar paragrafele clunky dau posibilitatea destinatarului să își piardă concentrarea și, probabil, să rateze cele mai importante puncte. Acest lucru duce apoi la răspunsuri nedorite sau redundante, care cloudesc canalul de comunicare.

Propoziții: Utilizați vocea activă atunci când scrieți propoziții. Păstrați fraze scurte și la punct. Evitați plecarea în tangenți sau explicați inutil raționamentul sau sentimentele tale despre lucruri. În schimb, respectați faptele și acțiunile pe care le cereți să le ia destinatarul.

cuvinte: Încercați să nu folosiți cuvinte mari sau slang, dacă nu știți că publicul dvs. le va înțelege. Evitați glumele și referințele culturale care ar putea fi înțelese greșit, deoarece orice lucru care poate fi ușor interpretat greșit reprezintă o posibilă barieră pentru o comunicare eficientă.

Evitați cuvinte suplimentare și fraze de calificare. "Având în vedere situația actuală în care se întâmplă acest lucru, cred că ar putea fi înțelept să ..." este o declarație calificată care nu numai că risipește cuvinte și timp, ci distrage atenția față de mesajul real. În schimb, menționați recomandarea fără a fi nevoie să o calificați.

Un alt exemplu: "Mă întrebam dacă aș putea să vă întreb ..." Tăiați această frază și pur și simplu puneți întrebarea. De asemenea, vă va crește încrederea, deoarece nu veți căuta subconștient permisiunea de a comunica proactiv.

Punctuaţie: Păstrați punctuația simplu.Cuvintele și expresiile calificative sunt eficiente doar atunci când sunt utilizate pentru a stabili amabilitatea inițierii comunicării cu cineva cu care doriți să aveți o afacere sau o relație personală. În astfel de cazuri, nu doriți să fiți în viitor, ci folosiți niște expresii politicoase pentru a vă respecta timpul.

Minimizați utilizarea virgulelor - acest lucru vă ajută în mod natural să păstrați scurtele fraze. Evitați vorbirea inspirată de text leneș, cu excesul de dot-dot-dot și virgule consecutive. În schimb, puneți-vă punctele propuse cu engleza adecvată și folosiți contracțiile atunci când are sens, deoarece fac lectură mai bună.

În plus, luați în considerare liste de punctuație cu gloanțe și folosiți o linie de liniuțe pentru a rupe secțiunile importante (care pot include unul sau mai multe paragrafe).

Bullet-urile și pauzele secțiunilor sporesc lizibilitatea pe web, precum și vă ajută să vă organizați mai clar mesajul.

Pasul 4: Editați înainte de expediere

Înainte de a trimite un e-mail, ia 1-2 minute pentru a citi cu voce tare. Acest lucru vă va ajuta să prindeți greșeli sau să observați părți incomode pe care nu le-ați spune în mod normal în persoană. Îndepărtați cuvintele suplimentare și simplificați punctele de punctuație. Ștergeți listele și tăiați paragrafele.

Când puteți răspunde la următoarele întrebări cu un "da", atunci sunteți gata să apăsați pe "trimite":

• Mesajul este clar?
• Sunt așteptările vizibile și clare?
• Va putea recipientul meu să primească cu succes mesajul meu? Succesul înseamnă că ei știu ce răspuns se așteaptă de la ei.
• Dacă rolurile s-ar răsturna, aș putea să primesc cu succes acest mesaj?

Pasul 5: Urmăriți-vă eficient

În plus, să fii proactiv în urmărirea cu e-mailurile tale. Dacă cineva nu răspunde la o cerere directă, nu pierde timpul întrebându-se ce sa întâmplat. În schimb, trimiteți un email politicos, dar direct de urmărire, pentru a vă conecta cu aceștia. Aplicați principiile enumerate mai sus. Nu pierdeți prea mult timp încercând să primiți un răspuns; dacă destinatarul nu comunică cu dvs., știți când să mergeți mai departe sau să vă apropiați de el în persoană.

Utilizați e-mail pentru a economisi timp

E-mailul vă poate economisi o mulțime de timp dacă știți cum să-l utilizați în mod eficient. Și aceasta se întâmplă atât pentru trimiterea, cât și pentru primirea mesajelor.

E-mailul este folosit cel mai bine pentru a furniza mesaje care pot fi solicitate, comunicate în mod adecvat prin scriere. Dacă beneficiați de avantajele e-mailului și evitați capcanele care pierd mult timp, acesta servește ca un instrument puternic.