If-Koubou

Zen și arta organizării dosarelor și a dosarelor

Zen și arta organizării dosarelor și a dosarelor (Cum să)

Desktop-ul dvs. este un paragon de îngrijire sau este plin de atât de multe icoane pe care sunteți speriat să îl priviți? Dacă ați renunțat la organizarea pentru că sarcina este prea mare sau descurajantă sau nu știți de unde să începeți, avem 40 de sfaturi pentru a vă aduce pe calea de a stăpâni sistemul digital de arhivare.

Pentru toți acei cititori care ar dori să-și organizeze fișierele și folderele sau, dacă sunt deja organizate, mai bine organizat - am compilat un ghid complet pentru a vă organiza și a rămâne organizat, un articol cuprinzător care, sperăm, va acoperi toate sfaturile pe care le puteți dori.

Semnează că calculatorul dvs. este organizat prost

În cazul în care calculatorul dvs. este un dezastru, probabil că sunteți deja conștient de acesta. Dar, doar dacă nu sunteți, iată câteva semne de poveste:

  • Desktop-ul are peste 40 de pictograme pe el
  • "Documentele mele" conține peste 300 de fișiere și 60 de directoare, inclusiv fișiere MP3 și fotografii digitale
  • Utilizați facilitatea de căutare încorporată Windows ori de câte ori trebuie să găsiți un fișier
  • Nu puteți găsi programe în lista de programe în afara controlului din meniul Start
  • Salvați toate documentele Word într-un singur dosar, toate foile de calcul într-un al doilea dosar etc.
  • Orice fișier pe care îl căutați poate fi în oricare din cele patru seturi diferite de directoare

Dar înainte de a începe, iată câteva note rapide:

  • Vom presupune că știți ce fișiere și foldere sunt și cum să le creați, să le salvați, să le redenumiți, să le copiați și să le ștergeți
  • Principiile organizației descrise în acest articol se aplică în egală măsură toate sisteme informatice. Cu toate acestea, capturile de ecran aici vor reflecta modul în care arată lucrurile pe Windows (de obicei Windows 7). Vom menționa, de asemenea, câteva caracteristici utile ale Windows care vă pot ajuta să vă organizați.
  • Toată lumea are propria metodologie favorită de organizare și depunere și este prea ușor să intri în argumentele "Calea mea este mai bună decât calea ta". Realitatea este că nu există o cale perfectă de a organiza lucrurile. Când am scris acest articol, am încercat să păstrez un punct de vedere generalist și obiectiv. Consider că sunt neobișnuit de bine organizat (până la punctul de obsesie, adevărul trebuie spus) și am avut o experiență de 25 de ani în colectarea și organizarea fișierelor pe computere. Așa că am multe de spus despre acest subiect. Dar sfaturile pe care le-am descris aici sunt doar o modalitate de a face acest lucru. Sperăm că unele dintre aceste sfaturi vor funcționa și pentru dvs., dar vă rugăm să nu citiți acest lucru ca pe nici un fel de "drept" de a face acest lucru.

La sfârșitul articolului vă vom întreba, cititorul, pentru sfaturile organizației dvs.

De ce deranjează organizarea tuturor?

Pentru unii, răspunsul la această întrebare este evident. Și totuși, în această eră a software-ului puternic de căutare desktop (capabilitățile de căutare încorporate în Windows Vista și Windows 7 Start Menus și programe terță parte ca Google Desktop Search), întrebarea trebuie să fie întrebată și răspunsată.

Am un prieten care pune fiecare fișier pe care îl creează, primește sau descărcări în el Documentele mele și nu le deranjează să le depună în subfoldere. El se bazează pe funcționalitatea de căutare integrată în sistemul său de operare Windows, pentru ai ajuta să găsească tot ce caută. Și el întotdeauna găsește. Este un căutător al lui Samurai. Pentru el, depozitarea este o pierdere de timp prețios care ar putea fi petrecut bucurându-se de viață!

Este tentant să urmezi exemplul. Pe fața ei, de ce s-ar deranja cineva să-și petreacă timpul pentru a-și organiza hard disk-ul atunci când este disponibil un astfel de software excelent de căutare? Dacă tot ce vreți să faceți cu fișierele pe care le dețineți este să le localizați și să le deschideți individual (pentru a asculta, edita, etc.), atunci nu există nici un motiv să vă deranjez vreodată să faceți o restantă de organizare. Dar luați în considerare aceste sarcini comune care nu sunt realizabile cu software-ul de căutare desktop:

  • Găsiți fișierele manual. De multe ori nu este convenabil, rapid sau chiar posibil să utilizați software-ul de căutare desktop pentru a găsi ceea ce doriți. Nu funcționează 100% din timp sau este posibil să nu fi instalat nici măcar. Uneori, este destul de rapid să mergeți direct la fișierul pe care îl doriți, dacă știți că este într-un anumit sub-director, mai degrabă decât traulând prin sute de rezultate de căutare.
  • Găsiți grupuri de fișiere similare (de exemplu, toate fișierele "de muncă", toate fotografiile din Europa în 2008, toate videoclipurile dvs. muzicale, toate fișierele MP3 de la Partea intunecata a lunii, toate scrisorile pe care le-ai scris soției tale, toate declarațiile dvs. fiscale). Denunțarea inteligentă a fișierelor va ajunge doar până acum. Uneori este data la care fișierul a fost creat important, altfel este formatul de fișier, iar alteori este scopul fișierului. Cum se numește o colecție de fișiere, astfel încât să fie ușor de izolat pe baza orice din criteriile de mai sus? Răspuns scurt, nu poți.
  • Mutați fișierele pe un computer nou. Este timpul să faceți upgrade la computer. Cum luați rapid toate fișierele care sunt importante pentru dvs.? Sau tu decizi să ai Două computerele acum - una pentru casă și una pentru lucru. Cum izolați rapid numai fișierele legate de lucrare pentru a le muta pe calculatorul de serviciu?
  • Sincronizați fișierele cu alte computere. Dacă aveți mai mult de un computer și trebuie să oglindiți unele dintre fișierele dvs. pe celălalt computer (de exemplu, colecția dvs. de muzică), aveți nevoie de o modalitate de a determina rapid ce fișiere să fie sincronizate și care nu sunt. Sigur nu vrei să sincronizezi Tot?
  • Alegeți ce fișiere să facă copii de rezervă. Dacă regimul dvs. de rezervă solicită mai multe copii de siguranță sau necesită backup rapid, atunci va trebui să puteți specifica ce fișiere trebuie să fie susținute și care nu sunt. Acest lucru nu este posibil dacă sunt toate în același dosar.

În cele din urmă, dacă sunteți pur și simplu cineva care are plăcere să fie organizat, ordonat și ordonat (eu!!), Atunci nici măcar nu aveți nevoie de un motiv. A fi dezorganizat este pur și simplu de neconceput.

Sfaturi pentru obținerea organizării

Aici vom prezenta cele mai bune 40 de sfaturi despre cum să vă organizăm. Sau, dacă sunteți deja organizat, să obțineți mai bine organizat.

Sfat # 1. Alegeți sistemul dvs. de organizare cu atenție

Motivul pentru care majoritatea oamenilor nu sunt organizați este că este nevoie timp. Si primul lucru care necesită timp este de a decide asupra unui sistem de organizare. Aceasta este întotdeauna o chestiune de preferință personală, și este nu ceva ce un geek de pe un site vă poate spune. Trebuie să alegeți întotdeauna propriul sistem, bazat pe modul în care creierul dvs. este organizat (ceea ce face presupunerea că creierul dvs. este, de fapt, organizat).

Nu vă putem învăța, dar noi poate sa a face recomandări:

  • Poate doriți să începeți cu un sistem bazat pe utilizatorii calculatorului. adică "Fișierele mele", "Fișierele soției mele", Fișierele fiului meu "etc. În interiorul" Fișierele mele ", este posibil să le rupeți în" Personal "și" Afaceri ". Apoi, puteți realiza că există suprapuneri. De exemplu, toată lumea ar putea dori să împartă accesul la biblioteca muzicală sau la fotografiile de la școală. Deci, puteți crea un alt dosar numit "Familie", pentru fișierele "comune".
  • Puteți decide că defalcarea la cel mai înalt nivel a fișierelor se bazează pe "sursa" fiecărui fișier. Cu alte cuvinte, cine a creat fișierele. Ai putea avea „fișiere create de mine (de afaceri sau personale)“, „fișiere create de oameni pe care le cunosc (familie, prieteni, etc)“, și în cele din urmă „, fișiere create de restul lumii (fișiere de muzică MP3, descărcat sau furat filme sau emisiuni TV, fișiere de instalare de software, imagini de fundal superbe pe care le-ați colectat etc. "Acest sistem se întâmplă să fie cel pe care îl folosesc eu însumi. Vezi mai jos:
    marcă este pentru fișiere create de mine
    VC este pentru fișiere create de compania mea (Virtual Creations)
    Alții este pentru fișiere create de prietenii și familia mea
    Date este restul lumii
    De asemenea, Setări este locul în care stochez fișierele de configurare și alte fișiere de date program pentru software-ul meu instalat (mai multe despre asta în vârful # 34, de mai jos).
  • Fiecare dosar va prezenta propriul set de cerințe pentru mai mult sub-organizare. De exemplu, puteți decide să organizați colecția dvs. de muzică în subfoldere pe baza numelui artistului, în timp ce dvs. fotografii digitale ar putea fi organizate pe baza datei la care au fost luate. Poate fi diferit pentru fiecare sub-folder!
  • O altă strategie se va baza pe "actualitate". Fișierele pe care tocmai le-ați deschis și căutați live într-un singur dosar. Cei care s-au uitat dar nu au fost încă depuși trăiesc într-un alt loc. Proiectele actuale, active, trăiesc într-un alt loc. Toate celelalte fișiere ("arhiva" dvs., dacă doriți) vor trăi într-un al patrulea dosar. (Și, bineînțeles, în cadrul ultimului dosar va trebui să creați un sub-sistem ulterior bazat pe unul dintre punctele anterioare).

Gândiți-vă la acest lucru - schimbarea acestuia atunci când se dovedește a fi incompletă poate fi un hassle mare! Înainte de a merge la dificultatea de a implementa orice sistem pe care îl veniți, examinați o secțiune largă a fișierelor pe care le dețineți și vedeți dacă toți vor putea găsi un loc logic frumos pentru a sta în interiorul sistemului dvs.

Bacsis #2. Când decideți asupra sistemului dvs., Stick la el!

Nu este nimic mai lipsit de sens decât să faci toate problemele de a crea un sistem și de a vă arăta toate fișierele și apoi de fiecare dată când creați, primiți sau descărcați nou fișier, pur și simplu aruncați-l pe Desktop. Trebuie să fii disciplină - pentru totdeauna! Fiecare fișier nou pe care îl primiți, petreceți câteva secunde suplimentare pentru a le depune acolo unde aparțin! Altfel, în doar o lună sau două, veți fi mai rău decât înainte - jumătate din fișierele dvs. vor fi organizate și jumătate vor fi dezorganizate - și nu veți ști care este ce!

Bacsis #3. Alegeți cu atenție folderul rădăcină al structurii dvs.

Fiecare fișier de date (document, fotografie, fișier muzical etc.) pe care îl creați, pe care îl aveți sau că este important pentru dvs., indiferent de unde provenea, ar trebui să fie găsit în un singur dosar, și că un singur director ar trebui să fie localizat la rădăcina unității C: (ca un subfoldere de C: \). Cu alte cuvinte, nu nu bazați structura dosarului în foldere standard precum "Documentele mele". Dacă o faci, atunci îl lași pe inginerii sistemului de operare să decidă ce structură de folder este cea mai bună pentru tine. Și fiecare sistem de operare are un sistem diferit! În Windows 7 sunt găsite fișierele C: \ Users \ Yourname, în timp ce pe Windows XP a fost C: \ Documents and Settings \ YourName \ Documentele mele. În sistemele UNIX este deseori / Home / Yourname.

Aceste foldere implicite standard tind să se umple cu fișiere nedorite și foldere care nu sunt deloc importante pentru dvs. "Documentele mele" este cel mai grav infractor. Fiecare a doua bucată de software pe care o instalați, pare să-și creeze propriul dosar în dosarul "Documentele mele". Aceste dosare nu se potrivesc, de obicei, în structura dvs. organizațională, deci nu le folosiți! De fapt, nici măcar nu utilizați dosarul "Documentele mele". Permiteți-i să se umple cu gunoi, apoi ignorați-o. Suna eretic, dar: Nu vizitați niciodată dosarul "Documentele mele"! Eliminați icoanele / link-urile la "Documentele mele" și le înlocuiți cu linkuri către dosare tu creat și tu îți pasă de!

Creați propriul sistem de fișiere de la zero! Probabil cel mai bun loc pentru a pune-l ar fi pe tine D: unitate - dacă aveți una. În acest fel, totul ta fișiere live pe o singură unitate, în timp ce toate fișierele de componente de sistem de operare și de software trăiesc pe unitatea C: separată simplu și elegant. Beneficiile sunt profunde. Nu numai că există beneficii organizaționale evidente (vezi sfatul # 10, de mai jos), dar când vine vorba de migrarea datelor pe un computer nou, puteți (uneori) să vă deconectați pur și simplu unitatea D: și să o conectați ca unitate D: noul computer (aceasta implică faptul că unitatea D: este de fapt un disc fizic separat și nu o partiție pe același disc ca și C :). De asemenea, obțineți o ușoară îmbunătățire a vitezei (din nou, numai dacă unitățile dvs. C: și D: se află pe discuri fizice separate).

Avertisment: De la vârful # 12, de mai jos, veți vedea că este de fapt o idee bună să aveți exact aceeași structură a sistemului de fișiere - inclusiv unitatea pe care este depusă - toate din calculatoarele pe care le dețineți. Deci, dacă decideți să utilizați D: conduceți ca un sistem de stocare pentru propriile fișiere, asigurați-vă că puteți utiliza unitatea D: toate calculatoarele pe care le dețineți. Dacă nu puteți asigura acest lucru, atunci puteți utiliza în continuare un truc inteligent pentru a vă păstra fișierele pe D: unitate, dar tot le puteți accesa prin intermediul telefonului C: (vezi sfatul # 17, de mai jos).

Dacă aveți doar un singur hard disk (C:), apoi creați un folder dedicat care va conține toate fișierele dvs. - ceva de genul C: \ Fișiere. Numele dosarului nu este important, ci face un cuvânt simplu, scurt.

Există mai multe motive pentru aceasta:

  • Când creați un regim de rezervă, este ușor să decideți ce fișiere trebuie să fie salvate - sunt toate într-un singur dosar!
  • Dacă vreodată decideți să tranzacționați în computerul dvs. pentru unul nou, știți exact ce fișiere să migrați
  • Veți ști întotdeauna de unde să începeți căutarea unui fișier
  • Dacă sincronizați fișierele cu alte computere, acestea fac rutinele de sincronizare foarte simple. De asemenea, toate comenzile dvs. rapide vor continua să lucreze la alte mașini (mai multe despre acest lucru în vârful # 24, de mai jos).

Odată ce ați decis unde ar trebui să meargă fișierele dvs., puneți-le toate fișierele dvs. acolo - Tot! Ignorați complet dosarele standard, standard, create de dvs. de sistemul de operare ("My Music", "My Pictures", etc). De fapt, puteți să mutați multe din aceste foldere în propria dvs. structură (mai multe despre asta, în vârful # 6).

Cu atât mai mult veți obține toate fișierele de date (documente, fotografii, muzică etc.) și toate setările de configurare în acel dosar, atunci cu atât mai ușor va fi să efectuați toate sarcinile de mai sus.

Odată ce acest lucru a fost făcut, și totul ta fișierele trăiesc în unu dosar, toate alte dosarele din C: \ pot fi considerate ca "dosare de sistem de operare" și, prin urmare, de interes mic de zi cu zi pentru noi.

Iată o captură de ecran a unei unități C: bine organizate, în care toate fișierele de utilizatori sunt situate în interiorul \ Fișiere pliant:

Bacsis #4. Utilizați subdosare

Acesta ar fi cel mai simplu și mai evident sfat. Este aproape de la sine înțeles. Orice sistem organizațional la care decideți (vezi sfat # 1) va necesita crearea de sub-dosare pentru fișierele dvs. Obișnuiește-te să creezi foldere în mod regulat.

Bacsis #5. Nu fiți timizi despre profunzime

Creați câte niveluri de sub-dosare aveți nevoie. Nu vă speriați să faceți acest lucru. De fiecare dată când observați o oportunitate de a grupa un set de fișiere înrudite într-un sub-folder, faceți acest lucru. Exemplele pot include: toate fișierele MP3 dintr-un CD de muzică, toate fotografiile dintr-o singură vacanță sau toate documentele de la un client.

Este perfect bine să puneți fișierele într-un dosar numit C: \ Files \ Me \ From Others \ Servicii \ WestCo Bank \ Declarații \ 2009. Sunt doar șapte niveluri adânci. Zece niveluri nu sunt neobișnuite. Desigur, este posibil să luați acest lucru prea departe. Dacă observați că creați un subdoser pentru a ține un singur fișier, atunci probabil că ați devenit puțin prea zelos. Pe de altă parte, dacă creați pur și simplu o structură cu numai două niveluri (de exemplu C: \ Fișiere \ de lucru), atunci nu ați reușit deloc să atingeți niciun nivel de organizare (dacă nu aveți doar șase fișiere!). Dosarul "Lucru" va deveni un teren de dumping, la fel ca Desktop-ul dvs., cu sute de fișiere, probabil, în el.

Bacsis #6. Deplasați folderele standard de utilizatori în structura folderului propriu

Cele mai multe sisteme de operare, inclusiv Windows, creează un set de foldere standard pentru fiecare utilizator. Aceste foldere devin locația implicită pentru fișiere, cum ar fi documente, fișiere muzicale, fotografii digitale și fișiere Internet descărcate. În Windows 7, lista completă este prezentată mai jos:

Unele dintre aceste dosare pe care niciodată nu le puteți folosi și nu le pasă (de exemplu, Favorite , dacă nu utilizați Internet Explorer ca browser). Acelea pe care le puteți lăsa acolo unde sunt. Dar este posibil să utilizați unele dintre celelalte foldere pentru a stoca fișiere importante pentru dvs. Chiar dacă ești nu folosindu-le, Windows-ul îi va trata adesea ca locație implicită de stocare pentru multe tipuri de fișiere. Când mergeți pentru salvarea unui tip de fișier standard, poate deveni enervant să vi se solicite automat salvarea acestuia într-un folder care nu face parte din structura de fișier proprie.

Dar există o soluție simplă: mutați folderele care vă interesează în structura dvs. de directoare! Dacă faceți acest lucru, data viitoare când salvați un fișier de tipul corespunzător, Windows vă va solicita să îl salvați în noua locație mutată.

Mutarea folderelor este ușoară. Pur și simplu trageți-le și plasați-le în noua locație. Iată o captură de ecran a opțiunii implicite Muzica mea dosarului meu personalizat (marcă):

Sfat # 7. Numele fișierelor și folderelor inteligente

Acesta este altul care aproape nu se poate spune, dar o vom spune oricum: Nu nu permite crearea fișierelor care au nume de genul Document1.doc, sau foldere numite Folder nou (2). Luați cele 20 de secunde suplimentare și găsiți un nume semnificativ pentru fișier / dosar - unul care dezvăluie cu exactitate conținutul său fără a repeta întregul conținut din nume.

Sfat # 8. Ferește-te de nume de fișiere lungi

Un alt mod de a afla dacă nu ați creat încă suficientă adâncime pentru ierarhia dosarelor dvs. este că fișierele dvs. necesită adesea nume foarte lungi. Dacă trebuie să apelați un fișier Johnson Sales Figures Martie 2009.xls (care se poate întâmpla să trăiască în același director ca și Raportul Abercrombie privind bugetul 2008.xls), atunci este posibil să doriți să creați câteva sub-dosare, astfel încât primul fișier să poată fi pur și simplu numit March.xls, și care trăiesc în Clienți \ Johnson \ Sales Figures \ 2009 pliant.

Un fișier bine plasat are nevoie doar de un scurt nume de fișier!

Sfat # 9. Utilizați comenzile rapide! Pretutindeni!

Acesta este probabil singurul sfat util și important pe care îl putem oferi. O comandă rapidă permite ca un fișier să fie în două locuri simultan.

De ce ai vrea asta? Ei bine, structura de fișiere și foldere a fiecărui sistem de operare popular de pe piață este astăzi ierarhic. Aceasta înseamnă că toate obiectele (fișierele și folderele) trăiesc întotdeauna într-un singur dosar părinte. E un pic ca un copac. Un copac are ramuri (dosare) și frunze (fișiere). Fiecare frunză și fiecare ramură este susținută de o singură ramură de mamă, până la rădăcina copacului (care, de altfel, este exact de ce C: \ este numită "dosarul rădăcină" al unității C:).

Hard discurile care sunt structurate în acest fel pot părea evidente și chiar necesare, dar este doar o modalitate de organizare a datelor. Există și altele: Bazele de date relaționale, de exemplu, organizează date structurate complet diferit. Principala limitare a structurilor ierarhice de depozitare este aceea că un fișier poate fi într-o singură ramură a copacului - într-un singur dosar - la un moment dat. De ce este o problemă? Există două motive principale pentru care această limitare este o problemă pentru utilizatorii de computere:

  1. Locația "corectă" pentru un dosar, conform raționamentului nostru organizațional, este foarte des foarte incomod loc pentru ca dosarul să fie localizat. Doar pentru că este corect depusă nu înseamnă că este ușor să ajungeți. Fișierul dvs. poate fi "corect" îngropat în șase niveluri adânc în structura sub-dosarelor dvs., dar este posibil să aveți nevoie de acces regulat și rapid la acest fișier în fiecare zi. Puteți să-l mutați mereu într-o locație mai convenabilă, dar asta ar însemna că va trebui să reintroduceți în locația sa "corectă" de fiecare dată când ați terminat lucrul la el. Cele mai nesatisfăcătoare.
  2. Un fișier poate pur și simplu "aparține" în două sau mai multe locații diferite din cadrul structurii dvs. de fișiere. De exemplu, spuneți că sunteți un contabil și tocmai ați terminat declarația fiscală din 2009 pentru John Smith. S-ar putea să aveți sens să numiți acest fișier 2009 Tax Return.doc și lăsați-l sub Clienți \ John Smith. Dar ar putea fi important să aveți declarațiile fiscale din 2009 ale tuturor clienților dvs. împreună în același loc. Deci, poate doriți să apelați și fișierul John Smith.doc și lăsați-l sub Declarații fiscale \ 2009. Problema este că, într-un sistem de depozitare pur ierarhic, nu poți pune în ambele locuri. Grrrrr!

Din fericire, Windows (și majoritatea celorlalte sisteme de operare) vă oferă o modalitate de a face exact acest lucru: Se numește o comandă rapidă (denumită și "alias" pe Mac și o "legătură simbolică" pe sistemele UNIX). Comenzile rapide permit ca un fișier să existe într - un singur loc și o pictogramă care reprezintă fișierul pentru a fi creat și pus în orice altă parte vă rog. De fapt, puteți crea o duzină de astfel de icoane și le puteți împrăștia pe hard disk. Dacă dați dublu clic pe una din aceste pictograme / comenzi rapide, deschideți fișierul original, ca și cum ați fi făcut dublu clic pe fișierul original.

Luați în considerare următoarele două pictograme:

Cel din stânga este documentul Word real, în timp ce cel din partea dreaptă este o scurtătură reprezintă documentul Word. Dacă faceți dublu clic pe fiecare pictogramă, se va deschide același fișier. Există două diferențe vizuale principale între pictograme:

  1. Comanda rapidă va avea o săgeată mică în colțul din stânga-jos (oricum pe Windows)
  2. Comanda rapidă are permisiunea de a avea un nume care nu include extensia de fișier (partea ".docx", în acest caz)

Puteți să ștergeți comanda rapidă în orice moment fără a pierde date reale. Originalul este încă intact. Tot ce pierdeți este abilitatea de a ajunge la aceste date de oriunde a fost comanda rapidă.

Deci, de ce sunt comenzi rapide atât de grozave? Pentru că ne permit să depășim cu ușurință principala limitare a sistemelor de fișiere ierarhice și să punem un fișier în două (sau mai multe) locuri în același timp. Tu vei mereu aveți fișiere care nu se comportă frumos cu raționamentul organizațional și nu pot fi depuse într-un singur loc. Ei cer să existe în două locuri. Comenzile rapide permit acest lucru! În plus, ele vă permit să colectați cele mai des deschise fișiere și foldere împreună într-un singur loc pentru acces convenabil. Partea rece este că fișierele originale rămân acolo unde sunt, sigur în permanență în locația lor perfect organizată.

Deci, colecția dvs. de fișiere deschise cel mai adesea poate - și ar trebui să - să devină o colecție de Comenzi rapide!

Dacă nu sunteți încă convins de utilitatea comenzilor rapide, luați în considerare următoarele domenii bine cunoscute ale unui computer tipic Windows:

  • Meniul Start (și toate programele care trăiesc în cadrul acestuia)
  • Bara de lansare rapidă (sau Superbar în Windows 7)
  • Zona "Favorite folders" din colțul din stânga sus al ferestrei Windows Explorer (în Windows Vista sau Windows 7)
  • Favoritele dvs. Internet Explorer sau marcajele Firefox

Fiecare articol din fiecare dintre aceste zone este o scurtătură! Fiecare dintre aceste zone există doar pentru un singur scop: Pentru a vă oferi o colecție de fișiere și foldere pe care le accesați cel mai des.

Ar trebui să fie ușor de văzut până acum că comenzile rapide sunt concepute pentru un singur scop: Pentru a vă face mai accesibile fișierele. De fiecare dată când faceți dublu clic pe o comandă rapidă, veți fi salvați hassle-ul de localizare a fișierului (sau a dosarului, a programului sau a unității sau a pictogramei panoului de control) pe care îl reprezintă.

Comenzile rapide ne permit să inventăm o regulă de aur a organizării fișierelor și a dosarelor:

"Doar au câte o copie a unui fișier - nu au niciodată două copii ale aceluiași fișier. Utilizați o comandă rapidă "

(această regulă nu se aplică copiilor create pentru scopuri de rezervă, desigur!)

Există și reguli mai mici, cum ar fi "nu mutați un fișier în zona dvs. de lucru - creați o scurtătură acolo" și "ori de câte ori vă aflați frustrat cu cât timp este nevoie pentru a localiza un fișier, creați o scurtătură către el și plasați comanda rapidă într-o locație convenabilă. "

Deci, cum să creăm aceste comenzi rapide masive? Există două modalități principale:

  1. "Copiați" fișierul sau folderul original (faceți clic pe el și tastați Ctrl-C, sau faceți clic dreapta pe el și selectați Copie):

    Apoi faceți clic dreapta pe o zonă goală a directorului destinație (locul unde doriți să mergeți comanda rapidă) și selectați Lipeste scurtatura:
  2. Trageți drepți (trageți cu butonul din dreapta al mouse-ului) fișierul din directorul sursă în dosarul destinație. Când eliberați butonul mouse-ului din dosarul destinație, apare un meniu:

    Selectați Creați comenzi rapide aici.

Rețineți că atunci când sunt create comenzi rapide, acestea sunt adesea denumite ceva de genul Comandă rapidă la buget detaliu.doc (Windows XP) sau Buget detaliu - Shortcut.doc (Windows 7). Dacă nu vă plac aceste cuvinte suplimentare, puteți redenumi cu ușurință comenzile rapide după ce acestea sunt create sau puteți configura Windows să nu introducă niciodată cuvintele suplimentare (vedeți articolul despre cum se face acest lucru).

Și, desigur, puteți crea comenzi rapide și pentru foldere, nu doar pentru fișiere!

Linia de fund:

Ori de câte ori aveți un fișier pe care doriți să îl accesați din altă parte (fie că este vorba de comoditatea pe care o faceți, fie că fișierul aparține pur și simplu în două locuri), creați o scurtătură pentru fișierul original în noua locație.

Sfat # 10. Separate fișiere de aplicații din fișierele de date

Orice guru de organizare digitală va transforma această regulă în dumneavoastră. Fișierele de aplicații sunt componentele software-ului pe care l-ați instalat (de exemplu, Microsoft Word, Adobe Photoshop sau Internet Explorer). Fișierele de date sunt fișierele pe care le-ați creat pentru dvs. utilizând acel software (de exemplu, Documente Word, fotografii digitale, e-mailuri sau liste de redare).

Software-ul este instalat, dezinstalat și actualizat tot timpul. Sperăm că aveți întotdeauna mediul original de instalare (sau fișierul de setare descărcat) păstrat undeva în siguranță și astfel puteți reinstala software-ul în orice moment. Aceasta înseamnă că fișierele de componente software sunt de o importanță redusă. Întrucât fișierele pe care le-ați creat cu acel software sunt, prin definiție, importante. Este o regulă bună să separați întotdeauna fișierele neimportante de fișierele importante.

Deci, atunci când software-ul dvs. vă solicită să salvați un fișier pe care tocmai l-ați creat, faceți o clipă și verificați unde sugerăm salvarea fișierului. Dacă sugerează că salvați fișierul în același folder ca și software-ul în sine, atunci cu siguranță nu urmați acea sugestie. Fișierul în dvs. propriu pliant! De fapt, vedeți dacă puteți găsi opțiunea de configurare a programului care determină unde fișierele sunt salvate în mod implicit (dacă are una) și modificați-o.

Sfat # 11. Organizați fișiere bazate pe Scop, Nu pe Tip fișier

Dacă aveți, de exemplu, un dosar numit Munca \ Clienti \ Johnson, iar în acest dosar aveți două sub-dosare, Documentele Word și Spreadsheets (cu alte cuvinte, separați fișierele ".doc" de fișierele .xls), atunci sunt șanse să nu fiți organizați în mod optim. Nu are sens să vă organizați fișierele pe baza programului care le-a creat. În schimb, creați subfolderele bazate pe scop a dosarului. De exemplu, ar fi mai logic să creați sub-dosare numite Corespondenţă și Financiare. Este posibil ca toate fișierele dintr-un anumit subdocument să fie de același tip de fișier, dar aceasta ar trebui să fie mai mult o coincidență și mai puțin o caracteristică de proiectare a sistemului organizației dvs.

Bacsis #12. Mențineți aceeași structură de directoare pe toate calculatoarele

Cu alte cuvinte, orice sistem organizațional pe care îl creați, îl aplicați fiecărui computer pe care îl puteți folosi. Există mai multe avantaje în acest sens:

  • Mai puțin trebuie să vă amintiți. Indiferent unde vă aflați, știți mereu unde să căutați fișierele
  • Dacă copiați sau sincronizați fișiere de pe un computer în altul, setarea lucrării de sincronizare devine foarte simplă
  • Comenzile rapide pot fi copiate sau mutate ușor de la un calculator la altul (presupunând că și fișierele originale sunt copiate / mutate). Nu este nevoie să găsiți întotdeauna țintă a comenzii rapide la cel de-al doilea calculator
  • Ditto pentru fișierele conectate (de ex. Documentele Word care leagă datele într-un fișier Excel separat), listele de redare și orice fișiere care fac referire la locațiile exacte ale fișierelor altor fișiere.

Acest lucru se aplică și la unitatea pe care sunt stocate fișierele dvs. Dacă fișierele dvs. sunt stocate C: pe un computer, asigurați-vă că sunt stocate C: pe toate calculatoarele. În caz contrar, toate comenzile dvs. rapide, liste de redare și fișierele conectate nu vor mai funcționa!

Bacsis #13. Creați un dosar "Inbox"

Creați-vă un dosar în care să stocați toate fișierele în care lucrați în prezent sau că nu ați ajuns încă la depunere. Vă puteți gândi la acest dosar ca la lista "de rezolvat". Puteți să-l numiți "Inbox" (făcând aceeași metaforă ca și sistemul dvs. de e-mail) sau "Lucru", "To-Do" sau "Scratch" sau orice nume are sens. Nu contează ceea ce numești - asigurați-vă că aveți unul!

Odată ce ați terminat lucrul la un fișier, îl mutați apoi din "Inbox" la locația sa corectă din cadrul structurii organizaționale.

S-ar putea să doriți să utilizați Desktop-ul ca acest folder "Inbox". În mod corect sau înșelător, majoritatea oamenilor fac. Nu este un loc rău pentru a pune astfel de fișiere, dar fii atent: dacă tu do decideți că Desktop-ul dvs. reprezintă lista "de rezolvat", apoi asigurați-vă că nu există alte fișiere acolo. Cu alte cuvinte, asigurați-vă că "Inbox", oriunde este, Desktop sau altfel, este păstrat gratuit de fișiere nedorite care nu aparțin acolo.

Deci, unde ar trebui să puneți acest dosar, care, prin definiție, trăiește in afara structura restului sistemului dvs. de arhivare? Ei bine, în primul rând, trebuie să fie undeva la indemana. Acesta va fi unul dintre cele mai vizitate dosare, deci confortul este esențial. Punerea pe desktop este o opțiune excelentă - mai ales dacă nu aveți alte foldere pe desktop-ul dvs.: dosarul devine apoi extrem de ușor de găsit în Windows Explorer:

Apoi, veți crea comenzi rapide la acest dosar în locații convenabile de pe întregul computer ("Link-uri preferate", "Lansare rapidă" etc.).

Bacsis #14. Asigurați-vă că aveți un singur dosar "Inbox"

După ce ați creat dosarul "Inbox", nu utilizați nicio altă locație a folderului drept "lista de sarcini". Arunca fiecare primite sau create în folderul Inbox pe măsură ce îl creați / primiți. Acest lucru vă ține restul computerului curat și liber de junk-uri create sau descărcate la întâmplare. Ultimul lucru pe care doriți să îl faceți este verificarea mai multor dosare pentru a vă vedea toate sarcinile și proiectele curente. Strângeți-le împreună într-un singur dosar.

Iată câteva sfaturi pentru a vă asigura că aveți doar o primire:

  • Setați locația implicită "salvați" toate programele dvs. în acest folder.
  • Setați locația implicită "descărcare" pentru browserul dvs. în acest dosar.
  • Dacă este acest dosar nu desktop-ul dvs. (recomandat), apoi, de asemenea, vedeți dacă puteți face un punct de a nu pune "to-do" fișiere pe desktop. Acest lucru vă păstrează spațiul desktop și zen-like:

(The Inbox dosarul este în colțul din dreapta-jos)

Bacsis #15. Fiți vigilenți în privința ștergerii dosarului "Inbox"

Aceasta este una dintre cheile de a rămâne organizată. Dacă lăsați să se deplaseze "Inbox" (adică permiteți să fie mai mult decât, de exemplu, 30 de fișiere sau foldere acolo), probabil că veți începe să simțiți că sunteți copleșiți: Nu vă respectați lista de sarcini. Odată ce fișierul Mesaje primite depășește un anumit punct (aproximativ 30 de fișiere, au arătat studii), atunci pur și simplu veți începe să o evitați. Puteți continua să puneți fișiere acolo, dar veți fi speriat să îl priviți, temându-vă de "controlul", că aveți senzația că în mod regulat se simt toți oamenii excesivi, haoși sau pur și simplu dezorganizați.

Deci, iată ce puteți face:

  • Accesați dosarul Mesaje primite / de rezolvat in mod regulat (de cel puțin cinci ori pe zi).
  • Scanați în mod regulat dosarul pentru fișierele pe care ați terminat de lucru și care sunt pregătite pentru depunere. Trimiteți-le imediat.
  • Faceți-i o sursă de mândrie pentru a menține numărul de fișiere din acest dosar cât mai mici posibil. Dacă prețuiești pacea minții, atunci face ca goliciunea acestui dosar să fie una dintre cele mai înalte priorități ale computerului
  • Dacă știți că un anumit fișier a fost în dosar pentru mai mult de, să zicem, șase săptămâni, atunci recunoașteți că nu veți reuși să vă ocupați de procesarea acestuia și mutați-l în locul său final de odihnă.

Bacsis #16. Fișierul Totul Imediat și Utilizare Comenzi rapide pentru proiectele dvs. active

Imediat ce creați, primiți sau descărcați un fișier nou, păstrați-l în dosarul său "corect" imediat. Apoi, ori de câte ori trebuie să lucrați la el (posibil imediat), creați o comandă rapidă în folderul "Inbox" sau pe desktop. În acest fel, toate fișierele dvs. sunt întotdeauna în locațiile lor "corecte", totuși totuși aveți acces imediat și convenabil la fișierele actuale, active. Când terminați lucrul la un fișier, pur și simplu ștergeți comanda rapidă.

În mod ideal, dosarul dvs. "Inbox" - și Desktop-ul dvs. nu ar trebui să conțină fișiere sau dosare reale. Ele ar trebui pur și simplu să conțină Comenzi rapide.

Bacsis #17. Utilizare Link Linkuri simbolice (sau legături) să mențină o structură de directoare unificată

Folosind acest sfat, putem să încercăm un hiccup potențial pe care să îl putem întâlni atunci când ne creăm structura organizațională - problema de a avea mai multe unități pe calculatorul nostru (C :, D :, etc). S-ar putea să avem fișiere pe care trebuie să le stocăm pe unitatea D: din motive de spațiu și totuși să ne bazăm structura de directoare organizată pe unitatea C: (sau invers).

Structura organizațională aleasă poate dicta că toate fișierele dvs. trebuie să fie accesate de la C: (de exemplu, directorul rădăcină al tuturor fișierelor dvs. poate fi ceva asemănător C: \ Fișiere). Și totuși s-ar putea să mai aveți a D: unitate și doresc să profite de sutele de gigabyte de rezervă pe care le oferă. Știați că este posibil să stocați fișierele pe unitatea D: și să le accesați ca pe unitatea C: Și nu, nu vorbim de scurtături aici (deși conceptul este foarte asemănător).

Folosind comanda shell mklink, puteți să luați în esență un dosar pe care să trăiți unu conduceți și creați un alias pentru acesta pe diferit unitate (puteți face mai mult decât atât mklink - pentru o descriere completă a acestor programe, consultați articolul dedicat). Aceste pseudonime sunt numite directorul legăturilor simbolice (și folosit pentru a fi cunoscut sub numele de intersecții). Vă puteți gândi la ele ca foldere "virtuale". Ele funcționează exact ca folderele obișnuite, cu excepția faptului că sunt situate fizic în altă parte.

De exemplu, puteți decide că întregul dvs. D: unitatea conține structura completă a fișierelor organizaționale, dar că trebuie să faceți referire la toate acele fișiere ca și cum acestea ar fi pe C: conduce, sub C: \ Fișiere. Dacă ar fi cazul, ați putea crea C: \ Fișiere ca o legătură simbolică director - un link către D:, după cum urmează:

mklink / d c: \ fișierele d: \

Sau este posibil ca singurele fișiere pe care doriți să le stocați pe D: unitate sunt colecția dvs. de filme. Puteți găsi toate fișierele de film în rădăcina dvs. D: conduceți și apoi conectați-o C: \ Fișiere \ Media \ Filme, după cum urmează:

mklink / d c: \ fișiere \ media \ filme d: \

(Desigur, trebuie să executați aceste comenzi dintr-un prompt de comandă - faceți clic pe butonul Start, tastați cmd și apăsați introduce)

Bacsis #18. Personalizați pictogramele folderelor

Acest lucru nu este strict vorbind un de organizare tip, dar având pictograme unice pentru fiecare dosar face vă permit să identificați mai repede ce fișier este, și astfel vă economisește timp când găsiți fișiere. Un exemplu este mai jos (din dosarul meu care conține toate fișierele descărcate de pe Internet):

Pentru a afla cum să schimbați pictogramele folderului, consultați articolul dedicat subiectului.

Bacsis #19. Tidy meniul Start

Meniul Start Windows este, de obicei, una dintre cele mai confuze părți ale oricărui computer Windows. Fiecare program pe care îl instalați pare să adopte o abordare complet diferită de plasarea icoanelor în acest meniu. Unii au pus pur și simplu o singură icoană de program. Alții creează un folder bazat pe numele software-ului. Și alții creează un folder bazat pe numele producătorului de software. Este haos, și poate fi greu să găsiți software-ul pe care doriți să îl rulați.

Din fericire, putem evita acest haos cu funcții utile de sistem de operare, cum ar fi elemente de lansare rapidă, elemente SuperBar sau elemente de meniu de pornire.

Chiar și așa, ar fi foarte sens să intri în curajul meniului Start și să-i dai o bună oarecare. Tot ce trebuie să decideți este cum veți organiza cererile. O structură bazată pe scopul cererii este un candidat evident. Mai jos este un exemplu de o astfel de structură:

În această structură, Utilități înseamnă software-ul a cărui sarcină este să mențină funcționarea fără probleme a calculatorului (instrumente de configurare, software de backup, programe Zip etc.). Aplicații se referă la orice software de productivitate care nu se încadrează în rubrici Multimedia, Grafică, Internet, etc.

În cazul în care nu știți, fiecare pictogramă din meniul Start este a scurtătură și pot fi manipulate ca orice altă comandă rapidă (copiate, mutate, șterse etc.).

Cu meniul Start Windows (toate versiunile de Windows), Microsoft a hotărât să existe Două paralele pentru a stoca comenzile rapide din meniul Start. Unul pentru tu (utilizatorul conectat al computerului) și unul pentru toți utilizatorii a calculatorului. Având două structuri paralele poate fi deseori redundantă: dacă sunteți singurul utilizator al calculatorului, atunci aveți două structuri paralele intru totul redundant. Chiar dacă aveți mai mulți utilizatori care se loghează în mod regulat în computer, cea mai mare parte a software-ului dvs. instalat va trebui să fie pus la dispoziția tuturor utilizatorilor și, prin urmare, trebuie mutat din versiunea "doar tu" a meniului Start și în "toate utilizatorilor ".

Pentru a prelua controlul asupra meniului Start, pentru a putea începe organizarea acestuia, trebuie să știți cum să accesați dosarele reale și fișierele rapide care alcătuiesc meniul Start (ambele versiuni). Pentru a găsi aceste dosare și fișiere, faceți clic pe start apoi faceți clic dreapta pe Toate programele text (utilizatorii Windows XP ar trebui să facă clic dreapta pe start butonul propriu-zis):

Deschis opțiunea se referă la versiunea "doar dvs." a meniului Start, în timp ce Deschideți toți utilizatorii opțiune se referă la versiunea "tuturor utilizatorilor". Faceți clic pe cel pe care doriți să-l organizați.

O fereastră Windows Explorer se deschide apoi cu versiunea aleasă de meniul Start selectat. De acolo este ușor. Faceți dublu clic pe Programe și veți vedea toate dosarele și comenzile rapide. Acum puteți șterge / redenumi / muta până când este exact așa cum doriți.

Notă: când vă reorganizați meniul Start, poate doriți să aveți Două Ferestrele Explorer se deschid în același timp - una care arată versiunea "doar tu" și una care arată versiunea "tuturor utilizatorilor". Puteți trage și arunca între ferestre.

Sfat # 20A pastra Meniul dvs. de start Tidy

Odată ce ai un meniu Start, perfect organizat, încearcă să fii puțin vigilent în privința păstrării lui în acest fel. De fiecare dată când instalați o nouă bucată de software, icoanele care vor fi create vor încălca aproape sigur structura dvs. organizațională.

Deci, pentru a vă menține meniul Start și a fi organizat, asigurați-vă că faceți următoarele ori de câte ori instalați o nouă bucată de software:

  • Verificați dacă software-ul a fost instalat în zona "doar dvs." din meniul Start sau în zona "toți utilizatorii" și apoi mutați-l în zona corectă.
  • Eliminați toate pictogramele inutile (cum ar fi pictograma "Citiți-mă", pictograma "Ajutor" (puteți deschide întotdeauna ajutorul din interiorul software-ului însuși atunci când rulează), pictograma "Dezinstalare", link- site-ul web etc)
  • Redenumiți pictograma principală a software-ului la ceva scurt care are sens pentru dvs. De exemplu, ați putea dori să redenumiți Microsoft Office Word 2010 pur și simplu Cuvânt
  • Deplasați pictograma în dosarul corect pe baza structurii organizaționale din meniul Start

Și nu uitați: când voi dezinstalare o bucată de software, rutina de dezinstalare a software-ului nu va mai putea elimina pictograma software din meniul Start (pentru că ați mutat-o ​​și / sau ați redenumit-o), deci va trebui să eliminați manual pictograma.

Bacsis #21. Tidy C: \

Rădăcina unității C: (C: \) reprezintă un punct comun de dumping pentru fișiere și foldere - atât pentru utilizatorii calculatorului dvs., cât și pentru software-ul pe care îl instalați pe computer. Poate deveni un dezastru.

Aproape nici un software în aceste zile nu necesită instalarea C: \. 99% din timpul în care poate și ar trebui să fie instalat în C: \ Program Files. Și în ceea ce privește fișierele dvs., este clar că pot (și aproape întotdeauna ar trebui) să fie stocate în altă parte.

Într-o lume ideală, dvs. C: \ dosarul ar trebui să arate astfel (pe Windows 7):

Rețineți că există unele fișiere și foldere de sistem în C: \ care sunt, de obicei, "deliberat" ascunse (cum ar fi fișierul de memorie virtuală Windows) pagefile.sys, fișierul încărcătorului de încărcare Bootmgr, si Informații despre volumul sistemului pliant). Ascunderea acestor fișiere și foldere este o idee bună, deoarece acestea trebuie să rămână acolo unde sunt și sunt aproape niciodată necesare pentru a fi deschise sau chiar văzute de dvs., utilizatorul. Ascunderea acestora vă împiedică să vă dezorientați în mod accidental și vă îmbunătățește sentimentul de ordine și bunăstare atunci când vă uitați la folderul unității C:

Bacsis #22. Tidy Desktop-ul tău

Desktop-ul este probabil cea mai abuzată parte a unui computer Windows (din punct de vedere al organizației). De obicei, servește ca bază de dumping pentru toate fișierele primite, precum și ținerea icoanelor pentru aplicațiile utilizate frecvent, plus unele fișiere și foldere deschise în mod regulat. Deseori se termină să devină o mizerie necontrolată. Vezi dacă poți evita asta. Iata de ce…

  • Pictogramele de aplicații (Word, Internet Explorer, etc) sunt adesea găsite pe Desktop, dar este puțin probabil ca acesta să fie locul optim pentru ei. Bara de lansare rapidă (sau bara superbă din Windows 7) este întotdeauna vizibilă și reprezintă astfel o locație perfectă pentru a pune pictogramele. Veți putea vedea numai pictogramele de pe desktop atunci când toate programele dvs. sunt reduse la minimum. S-ar putea să fiți timp să obțineți pictogramele aplicației de pe desktop ...
  • S-ar putea să fi decis că dosarul Inbox / To-do de pe computer (vezi sfatul # 13, de mai sus) ar trebui să fie Desktop-ul tău. Dacă da, atunci a spus suficient. Pur și simplu fiți vigilenți în ceea ce privește curățarea și împiedicarea acestuia de a fi poluate de fișiere nedorite (a se vedea vârful # 15, de mai sus). Pe de altă parte, dacă desktop-ul dvs. este nu acționând ca dosar "Inbox", atunci nu există niciun motiv pentru a avea orice fișierele de date sau folderele de pe acestea, cu excepția probabil câteva scurtături către fișierele și folderele deschise deseori (proiecte în curs de desfășurare sau actuale). Orice altceva ar trebui mutat în dosarul "Inbox".

Într-o lume ideală, ar putea arăta astfel:

Bacsis #23. Deplasați articolele permanente pe desktop-ul dvs. din colțul din stânga sus

Când fișierele / folderele sunt deplasate pe desktop într-o fereastră Windows Explorer sau când sunt create comenzi rapide pe desktop din Internet Explorer, acele pictograme sunt întotdeauna plasate în colțul din stânga sus - sau cât mai aproape de acestea. Dacă aveți alte fișiere, directoare sau comenzi rapide pe care le păstrați pe Desktop permanent, atunci este o idee bună să separați aceste pictograme permanente de cele tranzitorii, astfel încât să puteți identifica rapid care sunt tranzițiile. O modalitate ușoară de a face acest lucru este să vă mișcați toate pictogramele permanente la partea dreaptă de pe desktop. Acest lucru ar trebui să le păstreze separat de articolele primite.

Sfat # 24. Sincroniza

Dacă aveți mai multe calculatoare, veți dori cu siguranță să distribuiți fișiere între ele. Dacă computerele sunt atașate permanent la aceeași rețea locală, atunci nu este nevoie să stocați mai multe copii ale unui singur fișier sau folder - scurtele comenzi vor fi suficiente. Cu toate acestea, dacă sunt computerele nu mereu în aceeași rețea, atunci va trebui să copiați fișiere între ele. Pentru fișierele care trebuie să trăiască permanent pe ambele computere, modalitatea ideală de a face acest lucru este sincroniza fișierele, spre deosebire de copierea pur și simplu a acestora.

Avem doar loc aici pentru a scrie un scurt rezumat al sincronizării, nu un articol complet. Pe scurt, există mai multe tipuri diferite de sincronizare:

  1. În cazul în care conținutul unui dosar este accesibil oriunde, cum ar fi cu Dropbox
  2. În cazul în care conținutul unui număr de foldere este accesibil oriunde, cum ar fi Windows Live Mesh
  3. Unde orice fișierele sau folderele din orice locație de pe computer sunt sincronizate cu exact un alt computer, cum ar fi cu "Servieta" Windows, Microsoft SyncToy sau (mult mai puternic, dar încă liber) SyncBack de la 2BrightSparks. Acest lucru funcționează numai atunci când ambele computere se află în aceeași rețea locală, cel puțin temporar.

Un mare avantaj al soluțiilor de sincronizare este că, odată ce l-ați configurat așa cum doriți, procesul de sincronizare se întâmplă automat, de fiecare dată. Faceți clic pe un buton (sau programați-l să se întâmple automat) și toate fișierele dvs. sunt plasate automat în locul în care ar trebui să fie.

Dacă întrețineți aceeași structură de fișiere și foldere pe ambele computere, atunci puteți sincroniza și fișierele depinzând de locația corectă a alte fișiere, cum ar fi comenzile rapide, listele de redare și documentele de birou la care se face legătura alte documentele de birou și fișierele sincronizate încă funcționează pe celălalt computer!

Sfat # 25. Ascundeți fișierele pe care nu trebuie să le vedeți

Dacă aveți fișierele bine organizate, veți putea spune adesea dacă un fișier este în afara locului doar dacă vă uitați la conținutul unui dosar (de exemplu, ar trebui să fie destul de evident dacă vă uitați într-un dosar care conține toate MP3 de pe un CD de muzică și să vedeți un document Word acolo). Acesta este un lucru bun - vă permite să determinați dacă există fișiere în afara locului cu o privire rapidă. Cu toate acestea, uneori există fișiere într-un dosar care părea dar nu trebuie să fie acolo, cum ar fi JPEG-urile "folder art" din folderele de muzică și diverse fișiere din rădăcina unității C: Dacă astfel de fișiere nu trebuie să fie deschise de dvs., atunci o idee bună este să le ascundeți pur și simplu. Apoi, data viitoare când veți privi dosarul, nu va trebui să vă amintiți dacă fișierul ar trebui să fie acolo sau nu, pentru că nu veți vedea deloc!

Pentru a ascunde un fișier, pur și simplu faceți clic dreapta pe el și alegeți Proprietăți:

Apoi, bifați doar Ascuns bifează:

Bacsis #26. Păstrați fiecare fișier de instalare

Aceste zile majoritatea software-ului este descărcat de pe Internet. Ori de câte ori descărcați o bucată de software, păstrați-l. Nu veți ști niciodată când trebuie să reinstalați software-ul.

Mai mult, păstrați-vă o scurtătură pe Internet care se leagă înapoi la site-ul web pe care l-ați descărcat inițial, în cazul în care vreți să verificați actualizările.

Consultați sfatul # 33 de mai jos pentru o descriere completă a excelenței organizării fișierelor de configurare.

Sfat # 27. Încercați să minimizați numărul de dosare care conțin atât fișiere, cât și subdirectoare

Unele dintre folderele din structura organizațională vor conține numai fișiere. Altele vor conține numai sub-dosare. Și veți avea și unele foldere care conțin ambele fișiere și sub-dosare. Veți observa îmbunătățiri ușoare în cât timp vă duc să găsiți un fișier dacă încercați să evitați acest al treilea tip de dosar. Nu este întotdeauna posibil, desigur - veți avea întotdeauna niste din aceste dosare, dar vedeți dacă puteți evita acest lucru.

O modalitate de a face acest lucru este de a lua toate fișierele rămase care nu au ajuns să fie stocate într-un sub-folder și să creeze un folder special "Diverse" sau "Altele" pentru ei.

Bacsis #28. Pornirea unui nume de fișier cu un Underscore îl aduce în partea de sus a unei liste

Pe lângă sfatul anterior, dacă denumiți directorul "Diverse" sau "Altele" astfel încât numele acestuia să înceapă cu un "_" subliniere, atunci acesta va apărea în partea de sus a listei de fișiere / foldere.

Imaginea de mai jos este un exemplu. Fiecare director din listă conține un set de fotografii digitale. Dosarul din partea de sus a listei, _Misc, conține fotografii aleatoare care nu merita dosarul lor dedicat:

Bacsis #29. Curățați acele CD-ROM-uri și (disconfort!) Dischete

Ai o grămadă de CD-uri stivuite pe un raft al biroului tău? Imaginile vechi sau fișierele arhivate pe CD-ROM (sau chiar mai rău, dischete!), Pentru că în acel moment nu aveai suficient spațiu pe disc? Între timp ați îmbunătățit calculatorul și acum aveți 500 de gigaocteți de spațiu, despre care nu știți ce să faceți? Dacă da, nu este timpul să vă stăpânești acel stack de discuri și să le arătați în structura superbă a dosarelor?

Deci ce mai aștepți? Mutați glonțul, copiați-le înapoi pe computerul dvs., introduceți-le în dosarele corespunzătoare și apoi întoarceți-l complet pe un nou hard disk extern 1000Gig strălucitor!

Foldere utile pentru a crea

Această secțiune următoare sugerează câteva foldere utile pe care ați putea dori să le creați în structura de directoare. Personal, le-am găsit indispensabile.

Primele trei sunt toate comoditate - dosare la îndemână pentru a crea și apoi a pune undeva pe care le puteți accesa întotdeauna instantaneu. Pentru fiecare, nu este atât de important unde este localizat dosarul real, dar este foarte important în cazul în care ați pus comenzi rapide (s) la dosar. S-ar putea să doriți să găsiți comenzile rapide:

  • Pe desktop
  • În zona "Lansare rapidă" (sau conectată la Windows 7 Superbar)
  • În fereastra Windows "Favorite Links"

Sfat # 30. Creați un dosar "Inbox" ("Doresc")

Acest lucru a fost deja menționat în profunzime (vezi sfatul # 13), dar am dorit să reamintim importanța acestuia aici. Acest dosar conține toate fișierele recent create, primite sau descărcate pe care nu ați avut încă șansa de a le deplasa în mod corespunzător și, de asemenea, pot conține fișiere pe care nu le-ați procesat încă. De fapt, devine un fel de "listă de sarcini". Nu trebuie să fie numită "Inbox" - îl puteți numi oricând doriți.

Sfat # 31. Creați un dosar în care sunt colectate proiectele dvs. curente

Mai degrabă decât să le vânați mereu sau să le aruncați pe desktop, creați un dosar special în care ați pus legături (sau dosare de lucru) pentru fiecare dintre proiectele pe care lucrați în prezent.

Puteți găsi acest dosar în dosarul "Inbox", pe desktop-ul dvs. sau oriunde altundeva - doar atâta timp cât există o modalitate de a ajunge rapid la acesta, cum ar fi punerea unui link spre el în zona "Favorite Links" a Windows Explorer:

Bacsis #32. Creați un dosar pentru fișiere și foldere pe care îl deschideți în mod regulat

Veți avea întotdeauna câteva fișiere pe care le deschideți în mod regulat, fie că este vorba de o foaie de calcul a conturilor dvs. curente, fie de un playlist preferat. Acestea nu sunt neapărat "proiecte actuale", mai degrabă ele sunt pur și simplu fișiere pe care întotdeauna vă găsiți deschise. De obicei, astfel de fișiere ar fi localizate pe desktop (sau chiar mai bine, Comenzi rapide la aceste fișiere). De ce nu colectați toate aceste comenzi rapide împreună și le puneți în propriul dosar special?

Ca și în dosarul "Proiecte curente" (de mai sus), doriți să localizați dosarul respectiv undeva convenabil. Mai jos este un exemplu de folder denumit "Link-uri rapide", cu aproximativ șapte fișiere (comenzi rapide) în el, accesibile prin bara de lansare rapidă Windows:

Vezi sfatul # 37 de mai jos pentru o explicație completă a puterii barei de lansare rapidă.

Bacsis #33. Creați un dosar "Set-ups"

Un computer tipic are zeci de aplicații instalate pe acesta. Pentru fiecare bucată de software, sunt adesea multe informații diferite de care aveți nevoie pentru a vă ține evidența, inclusiv:

  • Fișierul (fișierele) de instalare inițială a instalării. Acesta poate fi orice dintr-un simplu fișier setup.exe de 100Kb pe care l-ați descărcat de pe un site web, până la un fișier ISO de 4Gig pe care l-ați copiat de pe un DVD-ROM pe care l-ați cumpărat.
  • Pagina de pornire a producătorului de software (în cazul în care trebuie să căutați ceva pe paginile lor de asistență, forumul sau ajutorul lor online)
  • Pagina care conține linkul de descărcare pentru fișierul dvs. real (în cazul în care trebuie să îl descărcați din nou sau să descărcați o versiune actualizată)
  • Numărul de serie
  • Documentația dvs. privind dovada achiziției
  • Orice alte fișiere șablon, plug-in-uri, teme etc. care trebuie, de asemenea, să fie instalate

Pentru fiecare bucată de software, este o idee minunată să strângeți toate aceste fișiere împreună și să le puneți într-un singur director. Dosarul poate fi numele softului (plus o descriere foarte scurtă a ceea ce este pentru - în cazul în care nu vă puteți aminti ce se bazează software-ul în numele acestuia). Apoi, veți aduna toate aceste foldere împreună într-un singur loc și veți numi ceva "Software" sau "Setări".

Dacă aveți suficiente dosare (am câteva sute, fiind un geek, colectat peste 20 de ani), atunci poate doriți să le clasificați în continuare. Structura proprie de clasificare se bazează pe "platformă" (sistem de operare):

Ultimele șapte foldere reprezintă fiecare câte o platformă / sistem de operare, în timp ce _Sisteme de operare conține fișiere de setare pentru instalarea propriilor sisteme de operare. _Hardware conține ROM-uri pentru hardware-ul pe care îl dețin, cum ar fi routerele.

În cadrul ferestre (de mai sus), puteți vedea începutul vasta bibliotecă de software pe care am compilat-o de-a lungul anilor:

Un exemplu de dosar tipic al aplicației arată astfel:

Sfat # 34. Aveți un dosar "Setări"

Știm cu toții că documentele noastre sunt importante. Deci, sunt și fotografiile și fișierele noastre muzicale. Salvăm toate aceste fișiere în foldere și apoi le găsim ulterior și faceți dublu clic pe ele pentru a le deschide. Dar există multe fișiere care sunt importante pentru noi, care nu pot fi salvate în foldere și apoi căutat și dublu-clic mai târziu. Aceste fișiere conțin, cu siguranță, informații importante de care avem nevoie, dar sunt adesea create intern de o aplicație și salvate ori de câte ori acea aplicație se consideră potrivită.

Un bun exemplu de acest lucru este fișierul "PST" pe ​​care Outlook îl creează pentru noi și îl folosește pentru a stoca toate e-mailurile, contactele, întâlnirile și așa mai departe. Un alt exemplu ar fi colecția de marcaje pe care Firefox le stochează în numele dvs.

Și un alt exemplu ar fi setările personalizate și fișierele de configurare ale software-ului nostru. Cu toate acestea, majoritatea programelor Windows stochează configurația lor în Registry, dar există încă multe programe care utilizează fișiere de configurare pentru a-și păstra setările.

Imaginați-vă dacă ați pierdut toate fișierele de mai sus! Și totuși, atunci când oamenii își fac copii de rezervă pentru computerele lor, aceștia de obicei copiază doar fișierele pe care le cunosc - acelea care sunt stocate în dosarul "Documentele mele" etc. Dacă au avut un eșec al unui hard disk sau calculatorul lor a fost pierdut sau furat , fișierele de rezervă nu ar include unele dintre cele mai importante fișiere deținute de aceștia. De asemenea, atunci când migrați la un nou computer, este vital să vă asigurați că aceste fișiere fac călătoria.

Poate fi o idee foarte utilă să vă creați un dosar pentru stocarea tuturor "setărilor" - fișierele care sunt importante pentru dvs., dar pe care niciodată nu o căutați efectiv după nume și faceți dublu clic pe pentru a le deschide. În caz contrar, data viitoare când porniți să creați un computer nou așa cum doriți, va trebui să petreceți câteva ore pentru a recrea configurația computerului anterior!

Deci, cum să obținem fișierele importante în acest dosar? Ei bine, avem câteva opțiuni:

  • Unele programe (cum ar fi Outlook și fișierele sale PST) vă permit să plasați aceste fișiere ori de câte ori doriți. Dacă vă aflați în opțiunile programului, veți găsi un set undeva care controlează locația fișierelor de setări importante (sau "stocare personală" - PST - atunci când vine vorba de Outlook)
  • Unele programe nu vă permit să schimbați astfel de locații într-un mod ușor, dar dacă intrați în Registru, uneori puteți găsi o cheie de registry care se referă la locația fișierelor. Pur și simplu mutați fișierul în dosarul Setări și ajustați cheia de registry pentru a vă referi la noua locație.
  • Unele programe refuză cu încăpățânare să permită ca fișierele de setări să fie plasate oriunde altundeva decât acolo unde se stipulează. În cazul în care se confruntă cu programe ca acestea, aveți trei opțiuni: (1) Puteți ignora aceste fișiere, (2) Puteți copie fișierele în dosarul Setări (să ne confruntăm cu acestea - setările nu se modifică prea des) sau (3) puteți utiliza software de sincronizare, cum ar fi Servieta Windows, pentru a face copii sincronizate ale tuturor fișierelor din dosarul Setări. Tot ce trebuie să faceți este să vă amintiți să executați software-ul de sincronizare periodic (probabil chiar înainte de a vă executa software-ul de rezervă!).

Există câteva alte lucruri pe care ați putea decide să le localizați în interiorul acestui nou dosar "Setări":

  • Exporturi de chei de registru (din numeroasele aplicații care stochează configurațiile lor în Registru). Acest lucru este util în scopuri de rezervă sau pentru migrarea către un computer nou
  • Note pe care le-ați făcut despre toate particularizările specifice pe care le-ați făcut pentru o anumită bucată de software (astfel încât să știți cum să faceți totul din nou pe Următor → calculator)
  • Comenzi rapide pentru pagini web care detaliază cum să optimizați anumite aspecte ale sistemului de operare sau ale aplicațiilor, astfel încât acestea să fie exact așa cum vă place (cum ar fi modul de eliminare a cuvintelor "Comenzi rapide la" de la începutul scurtăturilor nou create). Cu alte cuvinte, ați dori să creați comenzi rapide la jumătate din paginile de pe site-ul How-To Geek!

Iată un exemplu de dosar "Setări":

Funcțiile Windows care ajută la organizare

Această secțiune detaliază câteva dintre caracteristicile Microsoft Windows, care sunt un avantaj pentru oricine speră să rămână optim organizat.

Bacsis #35. Utilizați zona "Legături preferate" pentru a accesa folderele folosite

Odată ce ați creat noul dvs. sistem de arhivare, determinați dosarele pe care le accesați cel mai frecvent sau care servesc ca puncte de plecare pentru a găsi restul fișierelor în structura de foldere și apoi puneți linkuri către acele dosare din "Favorite" Linkuri "din partea stângă a ferestrei Windows Explorer (pur și simplu denumită" Favorite "în Windows 7):

Unele idei pentru dosare pe care ați putea dori să le adăugați includ:

  • Dosarul dvs. "Inbox" (sau orice ați numit-o) - cel mai important!
  • Baza structurii dvs. de depozit (de ex. C: \ Fișiere)
  • Un folder care conține comenzi rapide la foldere accesate frecvent pe alte computere din rețea (afișate mai sus ca Foldere de rețea)
  • Un folder care conține comenzi rapide pentru proiectele dvs. curente (cu excepția cazului în care dosarul este în dosarul "Inbox")

Obținerea de foldere în acest domeniu este foarte simplă - găsiți doar dosarul care vă interesează și trageți-l acolo!

Sfat # 36. Personalizați bara Locații în casetele File / Open și File / Save

Luați în considerare imaginea de mai jos:

Pictogramele evidențiate (denumite în mod colectiv "Bara de Locuri") pot fi personalizate pentru a se referi la orice locație de folder dorită, permițând accesul instantaneu la orice parte a structurii organizaționale.

Notă: Acestea Fișier / Open și Fișier / Salvare cutiile au fost înlocuite de versiuni noi care utilizează "Legăturile favorite" Windows Vista / Windows 7, dar versiunile mai vechi (prezentate mai sus) sunt încă utilizate de un număr surprinzător de mare de aplicații.

Cea mai ușoară modalitate de personalizare a acestor pictograme este de a utiliza Editorul de politici de grup, dar nu toată lumea are acces la acest program. Dacă faceți acest lucru, deschideți-l și navigați la:

Configurare utilizator> Șabloane administrative> Componente Windows> Windows Explorer> Dialog comun deschis de fișiere

Dacă nu aveți acces la Editorul politicilor de grup, va trebui să intrați în Registru. Navigheaza catre:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Windows \ CurrentVersion \ Politici \ comdlg32 \ Placesbar

Ar trebui să fie ușor să faceți modificările dorite. Deconectați-vă și conectați-vă din nou pentru a permite modificările să aibă efect.

Bacsis #37. Utilizați bara de lansare rapidă ca aplicație și lansator de fișiere

Bara de lansare rapidă (din partea dreaptă a butonului Start) este mult mai utilă decât cea pe care oamenii o acordă. Majoritatea oamenilor au pur și simplu o jumătate de duzină de icoane în el și o folosesc pentru a începe doar acele programe. Dar poate fi folosit pentru a accesa instantaneu doar despre orice din sistemul dvs. de arhivare:

Pentru instrucțiuni complete despre cum să setați acest lucru, vizitați articolul dedicat acestui subiect.

Sfat # 38. Puneți o comandă rapidă în Windows Explorer în bara de lansare rapidă

Acest lucru este necesar numai în Windows Vista și Windows XP. Boffins-ul Microsoft a ajuns în sfârșit înțelept și a adăugat-o implicit la Windows 7 Superbar.

Windows Explorer - programul folosit pentru gestionarea fișierelor și folderelor - este unul dintre cele mai utile programe din Windows. Oricine se consideră serios pentru a fi organizat are nevoie de acces instantaneu la acest program în orice moment. Un loc minunat pentru a crea o comandă rapidă pentru acest program se află în bara "Quick Launch" pentru Windows XP și Windows Vista:

Pentru ao obține acolo, localizați-o în meniul Start (de obicei sub "Accesorii") și apoi glisați-o în jos în bara de lansare rapidă (și creați copie).

Sfat # 39. Personalizați folderul de pornire pentru pictograma dvs. SuperBar Explorer 7

Dacă vă aflați pe Windows 7, SuperBar va include o pictogramă Windows Explorer. Dacă faceți clic pe pictogramă, va fi lansat Windows Explorer (desigur) și vă va porni în folderul "Biblioteci". Bibliotecile ar putea fi bine ca punct de plecare, dar dacă v-ați creat un dosar "Inbox", atunci ar fi mai bine să începeți în acest dosar de fiecare dată când lansați Windows Explorer.

Pentru a modifica această locație implicită / inițială a dosarului, faceți clic dreapta pe pictograma Explorer din Superbar, apoi faceți clic dreapta Proprietăți:

Apoi în Ţintă câmpul Proprietăți Windows Explorer caseta care apare, tastați % Windir% \ explorer.exe urmată de calea dosarului în care doriți să începeți. De exemplu:

% windir% \ explorer.exe C: \ Fișiere

Dacă acest dosar se întâmpla să fie pe Desktop (și a sunat, de exemplu, "Inbox"), atunci veți folosi următoarele inteligență:

% windir% \ explorer.exe shell: desktop \ Inbox

Apoi apasa O.K și testați-l.

Sfat # 40. Ummmmm ....

Nu, asta e. Nu mă pot gândi la altul. Sunt toate sfaturile cu care pot veni. Am creat doar asta, deoarece 40 este un număr atât de frumos rotund ...

Studiu de caz - Un PC organizat

Pentru a finaliza articolul, am inclus cateva capturi de ecran ale computerului meu (principal) (care ruleaza Vista). Scopul aici este dublu:

  1. Pentru a vă da un sentiment de ceea ce se pare că atunci când sfaturile de mai sus, uneori abstracte, sunt aplicate la un calculator din viața reală, și
  2. Pentru a oferi câteva idei despre folderele și structura pe care ați putea dori să le furați pentru a le utiliza pe PC-ul propriu.

Să începem cu C: se conduce singur. Foarte minim. Toate fișierele mele sunt cuprinse înăuntru C: \ Fișiere. Voi restrânge restul studiului de caz la acest dosar:

Dosarul conține următoarele:

  • marcă: Fișierele mele personale
  • VC: Afacerea mea (Virtual Creations, Australia)
  • Alții conține fișiere create de prieteni și de familie
  • Date conține fișiere din restul lumii (pot fi considerate ca fișiere "publice", de obicei descărcate de pe Net)
  • Setări este descris mai sus în vârful # 34

Date folder conține următoarele sub-dosare:

  • Audio: Redare de radio, cărți audio, podcasturi etc
  • Dezvoltare: Resurse de programator și dezvoltator, cod sursă eșantion, etc (a se vedea mai jos)
  • Umor: Jokes, funnies (acele e-mailuri pe care le primim cu toții)
  • Filme: Filme descarcate și despicate (toate legal, desigur!), Scripturile lor, coperțile DVD-urilor etc.
  • Muzică: (Vezi mai jos)
  • Setările: Fișierele de instalare pentru software (explicate integral în sfatul # 33)
  • Sistem: (Vezi mai jos)
  • televizor: Descărcate emisiuni TV
  • scrieri: Cărți, manuale de instrucțiuni, etc. (vezi mai jos)

Muzică folder conține următoarele sub-dosare:

  • Album covers: Scanări JPEG
  • Tab-uri de chitară: Fișiere text ale muzicii de chitară
  • liste: de exemplu. "Top 1000 de melodii ale tuturor timpurilor"
  • Versuri: Fișiere text
  • MIDI: Fișiere muzicale electronice
  • MP3 (reprezentând 99% din Muzică ): fișiere MP3, fie rupte de pe CD-uri, fie descărcate, sortate după numele artistului / albumului
  • Videoclip: Videoclipuri
  • Partituri: de obicei PDF-uri

Data \ Scrieri folder conține următoarele sub-dosare:

(toate destul de explicative)

Datele \ Dezvoltare folder conține următoarele sub-dosare:

Din nou, toate destul de explicative (dacă sunteți un geek)

Datele \ System folder conține următoarele sub-dosare:

Acestea sunt, de obicei, teme, plug-in-uri și alte resurse specifice programelor descărcate.

marcă folder conține următoarele sub-dosare:

  • De la altii: De obicei, scrisori pe care mi le-au scris alte persoane (prieteni, familie etc.)
  • Pentru ceilalti: Scrisori și alte lucruri pe care le-am creat pentru alți oameni
  • Cartea verdeTreaba ta
  • Liste de redare: Fișierele M3U pe care le-am compilat din melodiile mele preferate (plus un fișier de redare M3U pentru fiecare album pe care-l dețin)
  • Scris: Ficțiune, filosofie și alte minciuni ale mele
  • Mark Docs: Comandă rapidă la C: \ Users \ Mark
  • Setări: Comandă rapidă la C: \ Files \ Settings \ Mark

Alții folder conține următoarele sub-dosare:

VC (Virtual Creations, afacerea mea - eu dezvolt site-uri Web) conține următoarele sub-dosare:

Și din nou, toate acestea sunt destul de explicative.

Concluzie

Aceste sfaturi mi-au salvat sanatatea si m-au ajutat sa-mi pastrez un geek productiv, dar ce zici de tine? Ce sfaturi și trucuri aveți pentru a vă păstra fișierele organizate? Vă rugăm să le împărtășiți cu noi în comentarii. Haide, nu fi timid ...