Căutarea prin e-mail Outlook se poate dovedi a fi o sarcină dificilă dacă sunteți cineva ca mine cu mai multe fișiere PST și zeci de mii de e-mailuri care durează decenii. Cele mai multe medii corporative utilizează Outlook pentru e-mail și mulți oameni ajung să aibă emailuri de afaceri și personale stocate în Outlook.
În versiunile mai vechi ale programului Outlook, ai nevoie de programe de completare de tip third-party, cum ar fi Xobni, pentru căutarea rapidă a e-mailului. Din fericire, de la Office 2010, Microsoft a creat o funcție de căutare utilizabilă care funcționează și vă permite să găsiți rapid e-mailurile utilizând o mare varietate de filtre. Puteți căuta text, adrese, atașamente, expeditori etc. și puteți filtra după dată, dimensiune, subiect, importanță și multe altele.
În acest articol, vă voi arăta cum să vă asigurați că toate e-mailurile dvs. sunt indexate de Windows și apoi cum să efectuați diferite tipuri de căutări în funcție de ceea ce căutați.
Rețineți că acest articol presupune că lucrați la Office 2010, 2013 sau 2016, deoarece acele versiuni sunt cele mai bune pentru căutarea.
Înainte de a putea efectua căutări cu fulgere rapidă în Outlook, trebuie să vă asigurați că toate e-mailurile dvs. au fost indexate. Pentru a verifica acest lucru, continuați și faceți clic în caseta de căutare pe care o vedeți în partea de sus a căsuței poștale de e-mail.
Când faceți clic în caseta de căutare, veți vedea Instrumente de căutare apare în bandă. În extrema dreaptă, faceți clic pe Instrumente de căutare apoi faceți clic pe Optiuni de cautare.
Sub surse, faceți clic pe Opțiuni de indexare buton.
Acest lucru vă va aduce la Windows Opțiuni de indexare ecran unde puteți alege și alege diferitele locații pe care doriți să le indexați. Dacă nu vedeți Microsoft Outlook în listă, trebuie să faceți clic pe Modifica buton.
Mergeți, verificați Microsoft Outlook apoi faceți clic pe OK.
Windows va începe indexarea e-mailurilor imediat și puteți verifica pentru a vedea când sa terminat făcând clic pe Starea indexului sub Instrumentele de căutare, după cum se arată mai sus.
Veți vedea un mesaj care indică câte elemente sunt lăsate să fie indexate și odată finalizate, se va spune că Outlook a terminat să indexeze toate elementele dvs. Acum, să învățăm cum să căutăm în Outlook.
Pentru a începe căutarea în Outlook, faceți clic pe Inbox sau faceți clic pe un anumit dosar. Dacă faceți clic pe Inbox, veți observa că caseta va avea Căutați căsuța poștală curentă enumerate. Puteți să faceți clic pe meniul derulant mic spre dreapta și să alegeți din alte opțiuni, cum ar fi Dosarul curent, Subdosare, și Toate elementele Outlook.
Când faceți clic pe Inbox, Căsuța poștală curentă este selectat automat. Aceasta va căuta toate e-mailurile din întreaga căsuță poștală, inclusiv toate sub Inbox, Sent Items, Items Deleted, Outbox etc. Dacă faceți clic pe un anumit dosar, caseta de căutare va implicit să Dosarul curent, care va căuta doar e-mailul din acel dosar care nu include sub-dosare.
Dacă aveți un folder care are sub-dosare, asigurați-vă că ați selectat Subdosare din meniul derulant, pentru a căuta numai subdosajele.
Acum, că înțelegem asta, să învățăm cum să efectuăm diferite tipuri de căutări în Outlook. Există două moduri de a face acest lucru: utilizând panglica Căutare sau utilizând sintaxa interogării de căutare. După cum ați putea spune, ultima opțiune este mai tehnică, dar vă permite să creați anumite căutări complicate.
Să începem cu metoda mai ușoară care va funcționa foarte bine pentru majoritatea oamenilor. Faceți clic în caseta de căutare după ce ați ales Inbox sau un dosar și apoi faceți clic pe Instrumente de căutare în panglică. Să aruncăm o privire la toate opțiunile diferite.
La extrema stanga este domeniu, care este același cu caseta de dropdown pe care am menționat-o mai sus. Următorul este Rezultate, care nu va fi activă până când nu efectuați o căutare. În mod prestabilit, Outlook vă va afișa numai cele mai recente elemente care se potrivesc cu o căutare și este posibil să nu vă afișeze toate rezultatele. Puteți face clic pe Includeți rezultate mai vechi pentru a afișa toate rezultatele sau pentru a derula în partea de jos a rezultatelor căutării și a alege Afișați mai multe.
Rafina este locul unde putem să cercetăm și să găsim exact ceea ce căutăm. În primul rând, cum facem să căutăm text exact în Outlook? Să presupunem că doriți să găsiți toate e-mailurile cu SSN sau cu un anumit cuvânt. În aceste cazuri, utilizați doar cotații duble.
Deasupra, am căutat cuvântul sherlock prin punerea lui în interiorul ghilimelelor duble. Dacă cuvântul este în linia de subiect, acesta va fi evidențiat cu galben. Când faceți clic pe oricare dintre e-mailuri, veți vedea și cuvântul evidențiat pentru dvs., ceea ce este convenabil.
Acesta este unul dintre cele mai frecvente tipuri de căutări. O altă căutare obișnuită este prin expeditor. Acest lucru este foarte ușor de făcut în Outlook. Pur și simplu faceți clic pe Din butonul din panglică și începeți să tastați în numele persoanei sau al adresei de e-mail.
Dacă doriți să adăugați mai multe criterii de căutare, cum ar fi numai să vedeți e-mailuri de la un anumit expeditor care are atașamente, ați face clic pur și simplu pe Are atașamente buton.
Puteți continua să adăugați mai multe filtre pentru a reduce setul de rezultate pentru e-mailuri. Cele mai multe dintre celelalte opțiuni sunt destul de explicative, cum ar fi Necitit, Semnalat, Important, etc. Dacă doriți să căutați după dată, puteți face clic pe Această săptămână și veți primi câteva opțiuni cum ar fi Săptămâna aceasta, An, etc, dar asta e despre asta.
Dacă doriți să căutați după dată sau să faceți ceva ca și cum ați găsi cele mai vechi e-mailuri din Outlook, trebuie să utilizați opțiunea Căutare avansată sau sintaxa interogării. Să începem cu Căutare avansată. Pentru a ajunge la aceasta, trebuie să faceți din nou clic pe Instrumente de căutare și să alegeți Căutare avansată.
Rețineți că această căutare caută numai dosarul curent pe care l-ați selectat în mod implicit. Dacă doriți să căutați totul, trebuie să faceți clic pe Naviga butonul din dreapta sus.
Dacă doriți să căutați totul, selectați Inbox și apoi verificați Căutați subfoldere caseta din partea de jos.
Acum, pe ecranul principal de căutare, veți vedea Timp în partea de jos, dar vă oferă doar aceleași opțiuni ca și dropdownul în panglică. Pentru a face o căutare mai avansată, trebuie să faceți clic pe Avansat tab.
Aici trebuie să vă construiți propriile criterii de căutare. Click pe Camp, apoi du-te la Dată / Câmpuri și selectați Primit. Acum faceți clic pe Condiție și derulați în jos până jos până când vedeți alte opțiuni cum ar fi pe sau după, pe sau înainte, și între.
Dacă alegeți între, atunci puteți introduce date precum 01/01/2005 și 12/31/2005 apoi faceți clic pe Adaugă la listă. Iată cum arată căutarea mea.
Rețineți că puteți continua să adăugați mai multe criterii în listă pentru a restrânge rezultatele. În exemplul de mai sus, voi primi doar toate e-mailurile din intervalul de date, care probabil vor fi prea multe.
Dacă doriți să găsiți cea mai veche e-mail în Outlook, alegeți pe sau înainte condiție și apoi introduceți doar o dată pe care credeți că este destul de veche.
Reglați data în funcție de numărul de e-mailuri primite. Ar trebui să fie destul de ușor să găsiți cele mai vechi e-mailuri din întregul fișier Outlook utilizând această căutare.
O altă căutare populară este să căutați cel mai mare e-mail din fișierul PST. Pentru aceasta, faceți clic pe Mai multe opțiuni în Căutare avansată și veți vedea o opțiune pentru dimensiune în partea inferioară. Alege mai mare ca și apoi introduceți o valoare în kilobyte. Dacă doriți să găsiți e-mailuri mai mari de 5 MB, de exemplu, tastați 5000.
Acestea sunt doar câteva dintre căutările pe care le puteți efectua utilizând funcția Căutare avansată. În plus, puteți introduce toate acestea în caseta de căutare utilizând sintaxa de căutare și obțineți aceleași rezultate. De exemplu, pot pur și simplu tasta MESSAGESIZE:> 5MB și obțineți aceleași rezultate.
Nu voi trece prin toate opțiunile de căutare diferite din această postare, deoarece Microsoft are o pagină care afișează toate opțiunile de sintaxă de căutare diferite. Sperăm că, folosind instrumentele de mai sus, veți putea găsi e-mailul pe care îl căutați. Bucurați-vă!
